國家綜合檔案館社會責任的兩個基本實踐：基于ISO26000的認知

曹 玉 張 石

（1.天津師范大學管理學院，天津，300387；2.天津市檔案館，天津，300191）

社會責任的概念歷經百余年的演變，已經由企業社會責任拓展到了組織社會責任。國際標準化組織于2010年11月發布了ISO26000《社會責任指南》（以下簡稱ISO26000），ISO26000將社會責任定義為組織要通過透明和道德的行為來為其決策和活動對社會和環境的影響承擔責任，其中透明和道德的行為是組織履行其社會責任的核心。因此，識別組織的社會責任是基礎，站在“他者”角度思考利益相關方的需求是影響組織社會認知與實踐的根本要素。

早在2008年，蘇君華、周林興便圍繞公共檔案館的社會記憶與責任問題進行了探討，分析了公共檔案館與普通公眾檔案保存的意義與策略。［1］而后，關于檔案工作者的社會責任、文化戰略、社會記憶背景下的檔案部門社會責任，以及企業等不同類型檔案部門社會責任等主題引起了學者們的關注。每一個組織都有社會責任，國家發展、社會進步要求每個組織都能主動擔責，能夠為組織的社會影響行為負責，從這一層面上講，國家綜合檔案館作為社會組織之一，識別社會責任與利益相關方，也必然是其履行社會責任的起點?；诖?，本文從ISO26000第五章描述的社會責任兩大基本實踐，即“認識社會責任和利益相關方參與”為出發點，認識國家綜合檔案館的社會責任及其利益相關方，為新時期國家綜合檔案館設定社會責任核心主題與議題，為將社會責任有效融入國家綜合檔案館的整體運行活動的實踐提供基礎理論參考。

1 ISO26000及其與國家綜合檔案館社會責任的耦合性

1.1 ISO26000

ISO26000是一項自愿性指南，其目的是為各種類型的組織（包括私營、公共和非營利部門等）提供社會責任方面的參考，以幫助組織認識社會責任，持續改進社會責任表現，為組織的可持續發展做出最大貢獻。ISO26000內容復雜、適應范圍廣泛，融合了不同國家、不同利益相關方的相互協商意見，突出強調了可持續發展的理念，既體現出了該標準較強的包容性，也體現出了標準的前瞻性以及對各類型組織的可適用性，幾乎為所有組織提供了可資借鑒的社會責任履行的原則和方法。

本文重點關注社會責任系列標準中的兩大實踐主題，即“社會責任”與“利益相關方的識別與參與”。以ISO26000提出的責任認知與利益相關方為基點構建國家綜合檔案館社會責任基本框架（如圖1）。其中，準確辨識社會責任是首要前提，包括對組織影響的自我認知、對社會期望的認知判斷以及組織影響與社會期望之間的作用關系，同時明確國家綜合檔案館的行為會對哪些利益相關方產生何種影響，識別利益相關方并探尋利益相關方的參與意愿與方式，繼而可確定組織的社會責任議題并加以施行。

圖1 ISO26000背景下的國家綜合檔案館社會責任框架

1.2 ISO26000與國家綜合檔案館社會責任的耦合性

ISO26000可持續發展的理念及其利益相關方的視角與國家綜合檔案館社會責任的認識與實踐具有一定的耦合性，這決定了ISO26000適用于國家綜合檔案社會責任的認識與實踐。

（1） ISO26000可持續發展理念與國家綜合檔案館的社會責任認知相吻合

“可持續發展是指所有人共同的經濟、社會和環境目標，而社會責任是指組織對社會和環境的責任。因此，當一個組織決定承擔和實施社會責任時，首要目標當然是為可持續發展做出貢獻?！保?］檔案源自并作用于社會實踐活動的各個領域，自20世紀90年代開始，以陳輝、吳建華等人為代表的學者探討了檔案工作與社會可持續發展的關系［3］、檔案事業自身可持續發展的策略［4］等，而后學者們關注到檔案事業與科教興國、農業、工業、城市建設等多領域可持續發展的推動與促進關系，對檔案工作者、企業檔案等檔案事業各方面，以及在信息化、融媒體等時代背景下檔案事業可持續發展等方面進行論證。檔案事業的利益相關方牽動著社會各方面的發展，ISO26000可持續發展理念有助于檔案部門在與其利益相關方所形成的價值鏈中落實社會責任。

（2）ISO26000的利益相關方視角與國家綜合檔案館責任實踐相一致

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）明確指出，其以推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化，為開啟全面建設社會主義現代化國家新征程、實現第二個百年奮斗目標貢獻檔案力量，為指導思想；并羅列了8項26條主要任務以及7個專欄工程，內容不僅涉及各級綜合檔案館，而且涵蓋了包括各級政府部門、檔案主管部門、企業、社會公眾等各類主體。［5］從中可以看出，檔案事業發展以社會總體發展為擔責起點，以利益相關方利益為優先視角，以全面助力社會各層級、各領域發展為重心。而ISO26000強調透明和道德行為，包括考慮利益相關方的期望，也就是組織能夠產生的影響，能夠為利益相關方帶來的利益，能夠滿足社會對組織的期望，能夠將社會責任融入組織實踐，這與《規劃》不謀而合。

2 國家綜合檔案館社會責任認知

2.1 組織影響

ISO26000將影響范圍界定為組織有能力影響其他組織或個人的范圍或程度，這種影響通過組織與其他組織或個人的某種關系得以實現。影響力，即組織能夠產生相應影響的能力；影響范圍，即組織產生影響的作用范圍；價值鏈，即組織與其他組織或個人在影響范圍內的活動關系。影響范圍是ISO26000多次強調的概念，也是ISO26000對組織擔責的一種約束，要求組織不僅要承擔起自身的社會責任，還要對其影響范圍內承擔價值鏈中的社會責任，也就是要為組織行為所產生的后果負責，包括對社會、經濟和環境等領域的影響?；诖?，影響范圍是組織影響的核心，影響力和價值鏈是影響范圍的兩個要素，其中組織的影響力決定其影響范圍，組織的影響范圍又在某種程度上與利益相關方構成價值鏈。

國家綜合檔案館的社會影響力在《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）中得以彰顯。根據《檔案法》對檔案的定義，檔案的形成主體為過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人，檔案的形成領域為經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面。第27條至第29條，賦予了各類組織及社會公眾利用檔案的權利?？梢?，檔案從其形成主體到形成領域再到利用群體，均體現出了檔案的社會屬性特征。同時，《檔案法》第13條明確了中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內檔案的責任。由此推斷，國家綜合檔案館因其保管對象的社會屬性特征，而具有對全社會各領域產生相應影響的能力，其影響范圍也隨之作用于各行各業、各類主體。

國家綜合檔案館在價值鏈中處于核心地位，因此要樹立“為了誰”的價值觀念，以反映和代表“誰”的觀點為其責任履行出發點，“構成任何一種價值觀念的第一個基礎，就是確立價值主體，而每一個價值主體確立自己價值觀念的第一個基礎，則是要充分認識自己的社會角色、地位和使命，包括責、權、利的定位”。［6］“檔案館應當處理好與外部的關系，處理好與檔案行政部門的監管與被監管關系，與檔案移交機關的銜接關系，與用戶的互動關系，與社會化服務機構的合作關系?！保?］以此促進價值鏈的正態發展，形成合力，落實國家綜合檔案館的社會責任。

2.2 社會期望

ISO26000強調的社會責任除尊重法治和法律義務外，也包含超越法律義務的行為和不具有法律約束力的行為，而這類行為源自社會層面的道德追求與價值觀，即源自社會期望，體現在有關社會行為規范或道德規范中，根植于組織的文化或價值觀中。因此，組織應正確認識三種關系（見圖2）：組織與社會、組織與利益相關方、利益相關方與社會。

圖2 國家綜合檔案館與社會、利益相關方之間的關系

首先，國家綜合檔案館的行為對社會產生一定的影響。武漢城市圈民生檔案跨地查閱、“通武廊”三地打造民生檔案跨館利用體系、黃河流域9?。ㄗ灾螀^）59家檔案館民生檔案跨館利用服務等跨區域、跨地域的檔案資源異地服務合作逐漸興起，為檔案利用者提供便捷的同時，擴大了檔案資源社會化共享范圍，彰顯出“以人民為中心”的服務意識。此外，社會也對組織應以何種負責任的行為帶來影響抱有期望，隨著檔案社會化服務程度的提高，社會公眾檔案意識的增強，社會各界、各類人士逐漸意識到檔案對其維權或發展的重要意義，因此對國家綜合檔案館提出更高期望。其次，國家綜合檔案館的決策和活動對利益相關方產生影響，而利益相關方的多元化也會引發多維利益影響，換言之，不同利益相關方會有不同的利益受到影響，同一利益相關方也會有不同的利益受影響。如蘇州工商檔案管理中心推出的“第七檔案室”系列，引起了多元利益相關方關注，并且不同利益相關方在受益程度方面有所不同?！敖庵i書《第七檔案室》獲‘學習強國’平臺‘好書薦讀’欄目首頁推薦，新華社平臺制作的實景解謎活動短視頻瀏覽量破百萬，新華網、騰訊網、蘇州日報、姑蘇晩報、揚子晩報、引力播、‘中國大運河’官方微信公眾號、微博大V等也對活動進行了多角度的關注和報道，閱讀點擊總量超十萬。蘇州市委、市政府領導稱贊設計有想法、活動有創意、工作有亮點，檔案界專家學者均對項目表示贊賞。線下活動3天累計參與人數近2000人次，參與者認可度相當高，體驗后紛紛留下花式贊譽?！保?］上述案例體現出組織的行為對多元主體產生多維利益影響，并且同一利益相關方也因而獲得精神、文化、形象等多方面利益收獲。最后，利益相關方也是社會中的一部分，其期望和利益同異并存。

上文提到，檔案因其形成于社會各領域實踐活動，使其保存場所之一的國家綜合檔案館將與多主體產生相互影響的利益關系，利益相關方有其各自的社會責任定位和自身發展需要，因而具有各自獨立的期望，這些期望可能與最終利益一致，也可能不一致，一致與否，取決于利益相關方與國家綜合檔案館的作用過程，以及外部環境變化等多種因素。同時，對國家綜合檔案館而言，利益相關方的期望也可能與社會對其期望不一致?；谏鲜隹紤]，ISO26000指出負責任的組織應以整體為重，以更為廣泛的社會期望為優先考慮，而實際上，組織與利益相關方均以負責任的態度合作，則更有利于雙方社會責任達到共贏的效果。

3 國家綜合檔案館利益相關方的識別與參與

ISO26000所指的利益相關方是在組織的任何決策或活動中有一項或多項利益的組織或個人，因其利益受到組織的影響而與組織建立了某種關系，這種關系可以是正式的，也可以是非正式的。國家綜合檔案館作為文化事業機構之一，又因其館藏資源來源的廣泛性，而與多類主體互為利益相關方，形成多方參與、多主體共治的態勢。

3.1 利益相關方識別

在識別利益相關方時，應以重要利益相關方優先考慮為原則。因此，國家綜合檔案館識別其利益相關方時，需首先考慮對誰有法定義務，即價值鏈中的哪些相關方會受到國家綜合檔案館決策或活動的影響，哪些利益相關方會影響到國家綜合檔案館對責任的承擔，以及能否幫助國家綜合檔案館處理特定影響等，上述法定利益相關方及其利益關系范圍可求解于《檔案法》。

通過表1所歸納的國家綜合檔案館12個法定利益相關方及其關系可知，從影響關系來看，黨和政府、檔案主管部門對國家綜合檔案館具有領導、監管、協調、支持等積極作用，因而能夠影響到國家綜合檔案館承擔責任，甚至能夠幫助國家綜合檔案館處理特定問題；檔案形成單位、檔案移交單位，檔案移交、捐贈和寄存主體，博物館、圖書館、紀念館等單位，以及異地備份合作檔案部門因檔案資源的協同管理而與國家綜合檔案館互為影響關系較大，既受國家綜合檔案館行為影響，其自身決策或活動也會影響到國家綜合檔案館的利益。相比之下，接受國家綜合檔案館保管檔案的各類主體、檔案捐贈者、利用者、檔案工作者等主體受國家綜合檔案館決策或活動的影響程度更深，影響作用方式也更為直接。上述影響關系也并非絕對，利益雙方相互作用，互為多維度影響。

表1 《檔案法》規定的國家綜合檔案館利益相關方及相互關系

如圖3，為更清晰地揭示國家綜合檔案館與各利益相關方之間的關系，筆者進一步將各類關系歸納為：“檔案管理系統內部，包括檔案主管部門、專門（部門）檔案館、企事業單位檔案館（室）之間的協作關系；國家綜合檔案館與檔案學會之間的協調關系；與黨政機關之間的價值關系；與相關部門之間的博弈關系；與檔案服務企業之間的伙伴關系；與文件形成者之間的對話關系；與普通利用者之間的服務關系；與特殊利用者之間的扶持關系；與媒體之間的合作關系；與其他主體之間的共生關系，如社群等社會組織、教育機構、數據管理部門與檔案管理監督主體等?！保?］正確識別利益相關方及與其可能產生的相互影響，才能有效地提高積極影響，減少消極影響，最大限度地降低甚至避免與利益相關方的利益沖突，提升國家綜合檔案館社會責任的信任度與透明度，更好地履行法定責任義務。

圖3 國家綜合檔案館的利益相關方示例

3.2 利益相關方參與

ISO26000所指利益相關方參與，重點是組織與其利益相關方的溝通和對話，為組織提供決策所必需的信息。促使利益相關方參與的目的是能夠為國家綜合檔案館的行為或活動決策提供信息基礎，通過雙方的對話與溝通，以了解利益相關方的需求與期望，以便國家綜合檔案館做出符合利益相關方訴求的決策，預判可能出現的結果，并對結果承擔相應的責任。需要強調的是，無論以何種方式與利益相關方進行對話溝通，正式的或者是非正式的，利益相關方的期望不能代替社會期望，也就是說，國家綜合檔案館不能以特定利益相關者的期望為依據進行決策，與利益相關方的溝通對話更多的是為了負責任地行事。對此，NARA（美國國家檔案與文件署）的做法值得借鑒學習。NARA以培養公眾參與意識并提升民主化水平為2022—2026年戰略計劃使命之一，提出與其他聯邦機構、私營部門、公眾和多元社群合作的發展愿景，并將五年發展價值觀定位于協作、創新、學習、誠信行動和推進多元化。具體到與客戶密切互動的戰略目標，NARA計劃到2024年制定機構客戶研究議程、采用以客戶為中心的服務設計和交付方法、開發一個機構客戶體驗測量框架；到2025年，評估并更新兩個機構服務渠道以支持客戶反饋；到2026年，計劃開展研究，至少與四個客戶群體進行聯系，在其官網上發布機構客戶體驗指標和改進方案，以此增強組織對內部和外部客戶興趣、需求和期望的了解，實現溝通和服務現代化，獲取客戶反饋并不斷改善。［10］NARA制定的五年戰略規劃，對利益相關方的范圍進行了界定，致力于吸引利益相關者共同協作參與，這與ISO26000強調的旨在提升組織的社會公信力這一利益相關方的參與目標一致。

根據《檔案法》鼓勵和支持社會力量參與檔案事業的規定與《規劃》提出的發展目標，以及對近五年檔案事業發展任務的部署，各類社會力量，即“公民、法人或其他社會組織”［11］依法依規以線上或線下的方式，通過“管理決策參與、資助捐贈參與、志愿服務參與、項目合作參與、私人辦館參與、社群自治參與”［12］等路徑參與檔案管理規范與相關標準制定修訂、檔案資源整合與開發利用等各項工作?！皺n案事業發展的過程經歷了‘以檔案為中心’‘面向社會公眾’和‘社會參與’三種發展服務理念”［13］，社會力量參與檔案事業發展有利于解決國家綜合檔案館面臨的如檔案資源收集難、檔案人員編制少、檔案技術力量不足等現實問題，促進檔案工作新時代的轉型與檔案資源社會化共享，真正做到以人民為中心的檔案服務，提升檔案資源與社會需求的滿意匹配度。

4 結 語

綜上，本文僅僅是對國家綜合檔案館社會責任實踐前提的基礎性認知，對于國家綜合檔案館所應承擔的社會責任，以及履行社會責任所涉及的利益相關方的初步識別，關于利益相關方的參與方式等還需深入探索。ISO26000的核心內容是對社會責任主題與相關議題的認知，標準中列出的7個主題共36個議題，需結合國家綜合檔案館實際情況進行適度選擇，并加以明確。此外，認識社會責任的最終目的是能夠完善組織社會責任的履行，將社會責任的理念有效融入整個組織，加以運行，持續改進，這其中還包括溝通、審查、改進、自愿性的社會責任倡議，提升組織可信度等多項事宜，尚待深入探究。