檔案館數字化轉型戰略研究與啟示
——以芬蘭國家檔案館《2025 戰略》為例

王旌羽 張博聞/武漢大學信息管理學院

隨著人工智能、區塊鏈、大數據等新一代新信息技術與檔案工作各個領域深度融合，“檔案資源體系的數據化建設、檔案管理流程的數字化再造以及檔案生態系統的數據化治理正面臨一系列機遇與挑戰”[1]。為緊跟“數字中國”的建設步伐，促進檔案基礎業務、資源開發與利用服務的創新，檔案機構需要進一步加快數字轉型的速度，“創新檔案工作的理念、方法、模式，全面加快數字轉型和智能升級”[2]。芬蘭作為北歐高度發達的福利國家，在長期的經濟社會發展過程中形成了獨具特色的檔案事業發展模式，與英美等國相比，其檔案事業具有鮮明的“中心化”特點，屬于集中式檔案管理體制，與我國具有相似性。此外，國內對芬蘭檔案事業的研究成果較為少見，內容上聚焦于檔案立法[3]、檔案管理體制[4]、檔案教育[5]等方面，時間上集中在20世紀90年代至本世紀初，對近年的檔案工作動態未給予充分關注。芬蘭國家檔案館對數字化尤為重視，以五年戰略的形式制定了工作計劃，并在資源建設、用戶服務、數據互通等方面取得了突出成效。本文將對芬蘭國家檔案館數字化轉型的綱領性文件——《2025戰略》展開研究，分析其特色，總結其經驗，為我國檔案工作數字化轉型提供參考。

1 芬蘭國家檔案館《2025戰略》的基本內容

芬蘭國家檔案館于2020年發布了《2025戰略》，共包含九個章節，從檔案館建筑布局、新技術應用、國際合作等方面提出了發展構想，并將目標愿景確定為“構建一個全球先進和積極的組織，開發和利用新的方法，以可持續和經濟有效的方式使用和存檔公共信息，為下一代保存有價值的模擬和數字文化遺產”[6]，既謀劃了國家檔案館2020-2025年的總體工作布局，同時也涉及數字化轉型過程中的具體事項?！?025戰略》主要從數字化業務、數字化技術、數字化能力三個方面闡釋芬蘭國家檔案館數字化轉型的基本內容。

1.1 數字化業務

數字化檔案業務在檔案館的整體數字化進程中居于核心地位，直接決定了檔案工作的效率與質量。芬蘭國家檔案館自1980年以來，就一直明確其在信息生命周期中的定位，即“作為公共資料生命周期管理和存檔方面最重要的經營者，負責信息的生命周期管理，對具有社會意義和科學意義的重要信息進行歸檔，并確保信息的獲取”[7]，并在這一總體定位的指導下對檔案工作各方面的數字化轉型提出了基本要求。

1.1.1 收集與保存。五年內，數字存檔將會成為芬蘭公共部門文件存檔的主要方式。數字存檔主要通過三種方式實現：接收數字格式的材料、公共部門材料的大規模數字化以及對以前收到的材料進行追溯數字化。在增量資源的數字化方面，首先，來自政府部門的前端信息在公共部門系統之間應當盡可能順暢流動，信息原則上只收集一次，此后所有相關機構都可以通過局域網無障礙獲取，這些公共機構也將逐步向社會開放數據接口。歸檔時，芬蘭國家檔案館將與市政當局共同探索數據存儲和信息服務解決方案，提供全國范圍內統一的元數據標準。在存量資源的數字化方面，截至2022年，芬蘭國家檔案館已完成1.4億件紙質檔案的數字化，當前芬蘭的各級政府部門仍有135公里長的檔案架，里面存放著將永久保存的傳統載體文件。這些文件將以電子副本的形式移交芬蘭國家檔案館，并在國家檔案館的統一監督下，以項目形式開展集中的數字化，最終要達到的目標是“不再為類似材料建立新的檔案空間”。通過對實體存儲空間擴張的限制，倒逼檔案館加速數字化進程。但這一數字化進程并不是盲目激進的，在操作框架中包含詳細的質量認證機制、歷史文化價值評估機制以及對紙質材料的安全處理機制，每個時代最具有代表性的重要檔案材料的實物副本仍將保存下來。即便采用眾包方式開展，對于參與人員的專業能力資質也將開展嚴格的審查認證以保證較高的數字化質量。由于芬蘭各地的檔案館均屬于國家檔案館的分館，行政和業務上均受國家檔案館的統一監督指導，大規模的數字化項目將會被分散到芬蘭國家檔案館的不同分館，既可節省材料運輸成本，亦可強化與地方市政部門的合作，在當地創造就業機會，并助推地方市政部門信息化能力的提升。

1.1.2 開發與利用。芬蘭國家檔案館始終堅持“信任、參與、民主、非歧視”等價值觀，將服務科學研究與社會公眾視為檔案資源開發利用的主要目的，對芬蘭國家檔案館數據集的多學科使用為各學科的發展開辟了無限的可能性。在服務目的方面，國家檔案館是“一個動態的信息綠洲，它確保材料很容易被發現，用于研究和社會的需要”。對于已經完成數字化的內容，國家檔案館將存檔數據以電子形式無障礙地提供給所有人進行研究，原件則基于安全保護的需要不再提供利用；在服務形式方面，2025年，在線服務將成為芬蘭國家檔案館的主要服務渠道，90%的客戶只需使用在線服務即可實現其全部目的，與此同時，芬蘭國家檔案館的在線服務平臺也將持續朝著簡潔、吸引力強、視覺和諧的目標優化，對于社會公眾，在線交流將是他們與國家檔案館的主要溝通渠道。家譜學在芬蘭擁有較高的研究熱度，由于家譜的網絡性，合并、鏈接和匯編數據變得越來越重要。芬蘭國家檔案館一方面將依托輕量級共享系統持續為家譜研究提供豐富的數字資源，另一方面也將提供一種基于語義鏈接和永久URL地址的檢索服務。目前，芬蘭國家檔案館的信息系統已經實現了針對這一功能的更新，為向家譜學者提供服務奠定了基礎。檔案館也將積極與家譜學家展開合作，引入專家力量為文獻建立索引、從文本中挑選具備檢索功能的關鍵詞、糾正OCR識別的錯誤，使專家隊伍成為測試和改進應用程序和用戶界面的重要力量。

1.1.3 參與與合作。芬蘭國家檔案館積極參與大學和其他科研機構在數字化研究方面的國家和國際合作，并將合作的重心由北歐國家的區域合作轉向歐洲各國的整體合作。歐洲目前已經建立起密切的檔案館合作機制，由歐盟委員會（European Commission）成立的歐洲檔案館專家小組（European Archives Group）與歐盟成員國檔案館的領導人每兩年舉行一次會議。部分合作則通過協會和集體論壇進行，如DLM論壇致力于推動歐洲數字資源的長期存儲和歸檔解決方案的形成，芬蘭正積極融入這一合作機制。當前，芬蘭國家檔案館正在參與由歐盟委員會資助的“歐洲檔案記錄與知識存儲”（E-ARK3）項目的一攬子工作，這一項目旨在開發電子文件歸檔參考體系結構、數據庫信息歸檔解決方案以及這兩個領域所需的培訓課程內容。此外，在國際檔案理事會（ICA）會議上，芬蘭和其它北歐國家發出一系列倡議，旨在推動數字技術進步、檔案開放、信息自由及土著人權利保障。根據聯合國教科文組織大會2015年通過的《關于保存和獲取包括數字形式的文獻遺產的建議》，芬蘭國家檔案館還以作為瀕危文獻的國際避難所而聞名。芬蘭在未來五年也將繼續堅持采用數字化的方式為瀕危文獻建立數字化副本。另一方面，芬蘭計劃加強與高等院校和科研機構的合作，如利用赫爾辛基數字人文中心（HELDIG）的“黑客馬拉松”項目拓寬技術問題的解決思路，與阿爾托大學在基于芬蘭內戰數據的鏈接服務和語義門戶的實現上進行了合作，建立WarSampo信息門戶。這些數字基礎設施的建立為歷史學家的工作帶來了極大的便利，使其在無需學習計算機編程的情況下使用和分析數據。今后，芬蘭國家檔案館提供的在線服務種類將會愈發多樣化，服務形態也將走向智能化。

1.2 數字化技術

1.2.1 人工智能技術。芬蘭國家檔案館堅持走獨立研發道路，與財政部門密切配合爭取專項資金支持，擺脫對第三方技術提供商的依賴，尤其注重對人工智能技術的運用。立法層面，芬蘭將會修改《檔案法》，允許使用數據挖掘和人工智能等分析工具，并制定完善的使用規則，包括數據采集規則、數據處理規則以及數據開放規則，以避免侵犯公民的合法權益。實踐層面，目前芬蘭國家檔案館正在積極參與由歐盟開發的手寫文本機器閱讀項目READ，該項目依托手寫文本識別（HTR）技術，運用KNN、MNIST等機器學習算法，實現手稿文字的自動識別與精準呈現，克服了傳統的OCR技術對印刷文字識別精度高而手寫文字識別精度低的不足。服務層面，到2025年，芬蘭國家檔案館將利用人工智能為其客戶提供多樣化和安全的服務，人工智能將徹底改變檔案利用者從大量數據中手工查找數據的方式，將數據從它所依附的載體上分離出來，提供合并和分析的機會，為數字檔案產生新的價值提供了寶貴的契機。

1.2.2 語義網技術?！盎ヂ摼W之父”Tim Berners Lee于1998年提出了語義網（Semantic Web）的概念[8]，其被認為是新一代互聯網即Web3.0的發展方向，是一種使用可以被計算機理解的方式描述事物的網絡，其基本思想就是讓機器或者設備能夠自動識別和理解萬維網上的內容，自動處理、集成來自不同數據源的數據[9]，使得Web信息獲取更為智能便捷。芬蘭國家檔案館敏銳地發現了這一技術所蘊含的巨大潛力以及在檔案服務中廣闊的應用前景，將XML、RDF以及Ontology（本體）技術運用于檔案資源的組織和描述中，增強服務的互操作性。五年內，國家檔案館將確定適合數字檔案長期保存的元數據系統，以及在快速變化的數據管理中使用基于語義網和本體技術的解決方案，揭示檔案的內容以及檔案資源中所蘊含的豐富聯系。

1.3 數字化能力

1.3.1 數據能力。芬蘭國家檔案館在總結工作經驗的基礎上，提出了“數據能力”（Data Capability）這一概念，將其界定為“發現、分析數據并利用數據創造價值的能力，能夠敏銳意識到數據的價值，并運用現代信息技術挖掘數據中存在的聯系”。芬蘭國家檔案館將與財政部及信息管理委員會合作，集中、規范地實施數據管理，檔案部門對數據管理的指導工作將延伸至數據生命周期的開始階段，通過記錄不同的數據處理活動，生成驗證可用性所需的元數據，以確保其作為證據的可靠性?，F代社會，數據量呈現出井噴式、指數級增長，數字出版物極大地改變了學術研究的樣態，也對數據格式的持久性與可用性提出了更高的要求。要有效利用大量數據，就需要充分使用人工智能、語義方法和其他現代數據管理工具。隨著國家檔案館深度融入國家數據管理戰略，數據管理已經成為檔案館工作人員不可或缺的業務能力，數據能力將在檔案工作能力中居于十分重要的地位。相應地，國家檔案館工作人員的能力培訓重點也將會轉向數據分析處理及信息系統的管理、操作與維護。

1.3.2 組織能力。組織能力的核心是人力資源管理能力，在檔案館的數字化進程中發揮著統籌協調、激發合力的作用。隨著管理團隊規模不斷擴大，明確檔案館全體工作人員的共同目標與奮斗愿景成為人力資源管理工作的重中之重。芬蘭國家檔案館目前的財務狀況相對穩定，有能力對運營、財務和人力資源政策進行規劃并支持戰略目標的實現。五年內，數字化將改變芬蘭國家檔案館工作人員的能力要求，這就要求國家檔案館在戰略期開始時，首先對新入職員工進行系統的能力調查，根據調查結果為每位員工確定個性化的學習目標，并以此為基礎決定培訓的重點內容。另外，管理人員將接受有關管理思維模式變革的培訓，以便他們能夠在更加民主的環境中準確識別員工的發展需求，并根據新戰略的總體方針指導國家檔案館的整體活動。

2 芬蘭國家檔案館《2025戰略》的特點分析

2.1 圍繞用戶體驗構筑檔案服務體系

“數字化轉型是指企業借助新的技術，重新設計和定義與客戶、員工以及合作伙伴的關系”[10]。檔案部門和用戶的關系將會在數字化轉型的大環境下徹底改變。芬蘭國家檔案館始終堅持以提高用戶滿意度為主要目標，圍繞改善用戶體驗搭建數字化轉型所賴以依存的基礎系統架構，在系統設計過程中實現檔案部門業務能力和用戶需求的耦合。此外，芬蘭國家檔案館計劃借助網絡媒體構建允許用戶參與互動的在線交流平臺，向用戶充分呈現并詳細介紹館藏數字檔案資源，同時允許用戶借助平臺報名參與眾包，激發用戶參與檔案工作的主觀能動性。在此基礎上，通過改善檔案館網站及數字資源共享平臺的前端界面以促進數字世界中檔案潛能的充分釋放，在線上與線下同時提升用戶服務水平。

2.2 通過學習培訓方式克服知識障礙

為解決館員信息技術能力不足的問題，芬蘭國家檔案館計劃在五年內開發、設計并提供一系列免費的數字技能線上、線下培訓，這些培訓內容周期短且貼合實際，既有助于館員了解數字化轉型對機構發展的重大意義，也有助于鏟除館員在訓練數字專業技能時存在的時長、資金和自我認同等阻礙。此外，檔案工作數字化轉型還對芬蘭檔案學高等教育提出了更高的發展要求，高校承擔著為芬蘭培養新一代檔案學術研究與業務工作者的重任，應以培養數字技能為重點，更新課程體系或增設相關專業，以便學習者順利在數字環境下開展檔案工作，保證檔案信息的可用性。今后，優質的人才隊伍將會成為芬蘭國家檔案館數字化轉型的中堅力量。

2.3 以合作為重要路徑走出技術困境

當前，傳統的檔案工作模式正逐步受到數字技術廣泛應用的挑戰。芬蘭國家檔案館在數字化進程中一方面迎來了大數據、云計算、人工智能等一系列新技術，另一方面館內的技術力量尚不足以將這些新技術靈活運用于檔案工作。因而，在保證檔案部門主體性的前提下，必須加強與技術部門的協作?！?025戰略》系統總結了檔案部門技術匱乏的問題，同時也指出單純依靠第三方提供的技術服務不利于檔案工作未來的長期發展，檔案部門不能僅僅依靠外部力量提供支持，而應當與時俱進，不斷豐富自身的知識結構，在政府機構體系內部增強自身實力，與信息管理委員會等部門建立對等的合作關系。此外，由于檔案館內部整體技術力量以及外部信息部門的資金有限，在合作時應針對各自的需求充分進行溝通協商，以清單或合同方式明確分工、落實權責，保證合作過程的順利進行。

2.4 立足本館核心地位開拓多方渠道

雖然檔案工作正處于數字化轉型的大趨勢下，但傳統的檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作環節的核心意涵、理念與方法仍然不變，新技術的運用只是改變了檔案工作的發展形態，提升了信息網絡環境下傳統檔案工作的效率。芬蘭國家檔案館立足于數字化轉型的戰略定位，充分運用多種資金、技術和人力資源籌集方式，一方面通過一系列公民參與檔案著錄活動吸引社會大眾，提升社會成員參與眾包項目的積極性；另一方面，芬蘭也于2022年12月成立國家檔案館專項基金，通過吸納社會資本，為眾包項目提供資金支持，同時以有償方式為參與眾包的人員提供勞務報酬，保證項目得以持續開展。此外，芬蘭國家檔案館還積極拓展業務領域，參與國際合作，在文獻遺產的數字化保護等方面與歐盟各國積極互助，形成了常態化交流溝通機制，提升了芬蘭在歐盟檔案工作體系中的影響力。此外，芬蘭國家檔案館也積極參與國家政策制定，向高層強調檔案工作數字化轉型的重要性，爭取決策者對檔案工作的支持，凸顯數字時代下檔案部門在信息生命周期鏈中的重要地位。

3 芬蘭國家檔案館 《2025戰略》對我國檔案館數字化轉型的啟示

3.1 堅持用戶需求導向，適應數字工作環境

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（下文簡稱《“十四五”規劃》）基于我國社會主要矛盾的轉變，分析了人民群眾檔案利用需求的新特征，指出“人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優質高效服務”[11]。檔案工作數字化轉型包括業務流程再造、前沿技術應用、服務模式更新與工作理念變革等多個方面，但滿足社會各方面的利用需要、挖掘檔案中蘊藏的豐富價值一直是檔案工作的終極目標和價值追求。在“數字中國”建設向縱深推進的大趨勢下，我國檔案部門應立足國情，堅持以建立方便人民群眾的檔案利用體系為目標導向，面向用戶提供專業化、特色化的檔案服務，在檔案行業與社會大眾間建立雙向交流渠道[12]，在檔案部門內部達成業務目標共識，提升檔案工作者的職業身份認同，在檔案部門外部通過用戶參與，形成正向反饋，以用戶意見為基礎推進檔案部門的數字化轉型。

3.2 推動人才隊伍建設，打造專業技術團隊

“新文科”建設的深入推進為我國檔案學高等教育提供了跨越式發展的契機，我國檔案學應大力推進交叉學科研究，實現計算機、經管、法律等學科與檔案學基礎理論的深度融合，為新時代的檔案工作培養“寬口徑”“復合型”人才?！丁笆奈濉币巹潯分赋鲆诟叩冉逃龑用嫱貙捜瞬排囵B渠道，加快高層次應用型人才培養，在職業繼續教育層面推動繼續教育形式多樣化。根據這一要求，我國各地檔案館在資金狀況允許的前提下，可與高校、互聯網公司等技術力量雄厚的組織機構達成協議，開發數據庫、計算機網絡、程序設計等難度較低的成人繼續教育課程，鼓勵檔案工作者學習數字化轉型所涉及的技術知識，并將學習情況融入檔案工作者的職稱評定、晉升考核等評價指標體系中，提升檔案工作者的綜合素養，使其既能掌握檔案整理、編纂、鑒定等傳統業務技能，又能在數字化轉型戰略實施時精準分析并提出具體需求，熟練運用各種軟件，掌握信息系統的日常使用與維護方法。

3.3 發揮主觀能動作用，聚焦關鍵業務領域

《“十四五”規劃》要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快數字轉型和智能升級，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型，檔案信息化建設進一步融入“數字中國”建設。這些要求從宏觀層面發出了檔案工作數字化轉型的號召。我國檔案工作者應轉變“清水衙門”的被動心態，積極擁抱并主動融入這一過程，參與數字化轉型的法規、政策或標準的制定論證，參與信息系統或新技術的研發，參與數字化轉型的國際合作，提升檔案部門在“數字中國”建設中的話語權?！?025戰略》從不同方面指明了芬蘭檔案工作數字化轉型的基本路徑，我國檔案部門可吸收該戰略中的合理因素，依托新修訂《檔案法》《“十四五”規劃》的相關規定以及我國檔案工作數字化轉型的現狀態勢等提煉并細化檔案工作數字化轉型的重點環節和領域。此外，檔案部門還需加強頂層設計，通過深入廣泛地開展調查研究充分了解本地區檔案工作數字化轉型的進度，在制定短期工作計劃的基礎上，循序漸進，針對實際困難逐個擊破，最終達到提升檔案工作整體數字化水平的目的。