檔案信息化戰略轉型與發展之淺見

相穎/山東省膠州市檔案館

黨的二十大報告指出：“推進新型工業化，加快建設制造強國、質量強國、航天強國、交通強國、網絡強國、數字中國”。在新的時期下，突出檔案信息資源建設，加強檔案信息資源的保護成為檔案工作者需要高度重視的課題之一。隨著檔案和檔案工作在國家治理中的基礎性作用日益凸顯，以及信息技術對檔案形成方式和管理理念的顛覆，迫切要求檔案工作主動適應環境改變，需要貫徹創新驅動，加快檔案信息化戰略轉型。

1 檔案信息化戰略轉型的必要性和重要性

隨著互聯網、大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等新一代信息技術飛速發展，檔案保護開發利用工作也需要作出創新。特別是隨著國家政府職能轉變和“放管服”改革的不斷深入，“互聯網+”等戰略的實施，電子政務和大數據發展日新月異，使檔案工作所處的政務環境特別是電子政務領域發生了重大變化，這些都為檔案工作帶來了挑戰。檔案信息化技術的不斷發展已經成為檔案事業發展的重要趨勢，發展潮流已不可阻擋。檔案信息化是一項新事物，發展的質量應當以滿足檔案事業的內在需求和社會對檔案事業的客觀需求來衡量。檔案信息化戰略轉型要以信息化推動檔案事業戰略轉型的發展，是檔案事業發展的強大動力和戰略舉措，對整個檔案事業發展起到引領和保障作用。

檔案信息化戰略轉型發展是改革與發展的需要，是檔案事業發展的重要因素，關系我國信息化體系的建設。而信息資源、信息網絡、信息技術、信息產業、信息化人才、信息化法規和標準是國家信息化體系的基本構成要素。同時在國家信息化全局的建設過程中，地區的信息化和行業的信息化技術的提升也是重要的組成部分。

2 影響檔案信息化戰略轉型的制約因素

在國家信息化戰略的背景下，檔案事業發展的信息化技術提升是國家信息化戰略的具體體現，檔案信息化是在該戰略背景下提出的，是有序展開的、系統設計的，適應國家信息化進程和發展的一項重要舉措，信息化技術提升具有明顯的時代和社會特征。在社會技術和環境的不斷變化之下，處于不同時期的檔案信息化發展目標任務以及各方面的要求有著很大的差異。在檔案信息化建設的過程中，技術和人文環境的要求在建設中相互影響、互為支撐，共同制約檔案信息化戰略轉型發展。

2.1 檔案信息技術與設備應用不當，導致檔案信息系統各自為政

在當前信息化技術不斷發展和改進的過程中，檔案管理的模式和程序也出現了較大程度的改變。當前數字環境不斷改革創新的背景下，檔案信息化的根本目標依然是要滿足當下社會對于檔案保管和利用的相關需求，通過現代技術的改進和應用來不斷提高檔案事業發展向網絡環境的轉移。在這樣的特定環境背景下，我們設定的檔案信息化的發展和改進的目標任務是具體的、符合實際的，并且在發展進程中相對穩定。在社會技術不斷改革和創新以及變化的背景之下，信息化的建設不可能一蹴而就，目前檔案信息化建設管理工作中缺少統籌規劃以及相應的監督機制，從而導致在不同的系統內部以及在不同的地區中存在著區域的分割性。另外，檔案管理工作本身就具有一定程度的保密性質，在檔案信息化過程中出現了整合能力有限、不能共享的現象。各個檔案管理系統之中的結構以及數據分享存在格式不同以及結構不同，最終導致信息鴻溝，使各個檔案數據信息獨立存在，形成了信息的孤島，無法繼續進行交換和分享。以上這些現象的存在會導致大量的人力和物力的浪費，在各個領域或區域的檔案管理工作中，出現了多種檔案管理系統，造成了雜亂的局面，成為檔案信息資源共享的瓶頸，對檔案信息化建設過程中的信息共享產生阻礙。

2.2 檔案信息化建設標準的不完善，影響檔案信息化建設行為的有效規范

檔案信息化建設中標準缺失、滯后、越位錯位、交叉重復等問題，嚴重影響發揮標準化的導向作用，不利于滿足我國檔案信息化建設健康發展需求。由于檔案管理工作的特殊性，缺乏互聯互通、信息共享和安全等基礎共性標準導致了電子文件歸檔、數據交換、電子檔案長期保存等出現瓶頸問題。目前的信息技術水平，要求新興信息技術在檔案行業中的可能應用有所預見性，使標準體系能夠適應信息技術的飛速發展。在檔案管理的過程中，檔案的音視頻格式以及存儲類型等文件的規范和標準亟需建立健全，其中包括 40多項標準處于待制定狀態。在檔案信息化建設的過程中，缺少標準的制度和項目建設規范性指導，使信息化建設和數字技術提升的過程之中沒有建立起統一的行業標準。檔案信息的保存、共享和使用沒有達到最高的利用率。

2.3 信息技術應用中數據及系統的安全性和保密性嚴重影響檔案信息化安全

一是檔案管理人員保密意識和管理水平的不同，在檔案信息化管理的過程中，存在無意識的泄露現現象。二是隨著信息化水平的不斷提高，檔案信息資源更易受到病毒、黑客的攻擊。三是存在電磁泄漏、剩磁泄漏的現象。另外，存在檔案法治意識淡薄、檔案信息安全法規研究力度不夠、沒有出臺專門的檔案信息安全法、檔案信息安全體系不完整等問題。

2.4 單一的檔案服務模式已經遠遠不能滿足用戶多樣化的需求模式，制約了檔案信息化的發展

現代社會的不斷進步和技術的不斷發展，對于檔案信息化的要求越來越高。隨著檔案信息用戶的數量越來越多，范圍越來越廣，對信息查詢準確率的要求也越來越高，需求類型和內容也呈現出多樣化。單一的檔案服務模式已經遠遠不能滿足客戶多樣化的需求模式。只有不斷地分析當前出現的新技術和新手段，同時找出檔案事業發展中的問題，才能不斷地根據問題進行改進，從而使檔案信息服務能最大限度地滿足網絡環境下的檔案信息用戶需求。

3 檔案信息化戰略轉型的方法途徑

3.1積極探索檔案信息化建設新模式，加強檔案信息資源整合

膠州市積極探索基層檔案信息化建設的新模式，將檔案作為戰略性的信息資源進行整合，開展現場調研，制定工作方案，加強業務指導，積極開展試點創建工作。加強數字檔案館建設，推動現代信息技術與檔案管理的深度融合，促進檔案信息實時交流或者共享，減少了檔案信息傳遞運輸或等待周期，極大地節省了時間成本和管理費用，有助于工作效率的提升和改進。在大數據和人工智能的推動下，在信息技術的加持下，檔案領域才能夠挖掘出更加有價值的有效信息，這是人工查找所不能達到的。對當下所擁有的檔案信息資源進行充分的保護開發以及合理的利用，將檔案信息資源轉化成生產力，發揮檔案信息的最大價值，為社會創造出更多的經濟效益。

3.2 制定完善建設行業標準，發揮對檔案信息化建設支撐引領和保障作用

為指導現階段的檔案標準化工作，解決檔案信息化建設中標準缺失、滯后、越位錯位、交叉重復等問題，發揮標準化的導向作用，促進我國檔案信息化建設健康發展，根據《國家標準化體系建設發展規劃（2016—2020 年）》提出的“推進檔案信息化與電子檔案管理標準體系建設的部署和要求，針對檔案信息化標準跨行業、跨領域、跨專業的特點，立足國內需求，兼顧國際標準體系，建立起涵蓋基礎共性、資源建設、信息服務、信息保障和應用五部分的檔案信息化標準體系要求?！?020年3月國家發布了《檔案信息化標準體系建設指南（研究報告）》。由此，系統梳理檔案領域相關標準，優化標準體系結構，將檔案信息化建設所需的各項標準分門別類地納入體系表中，避免相互間的交叉，做到層次合理、分明，構建協調一致、自主制定與采用國際標準相結合、相互配套的標準體系表，建立兼容性好、開放性強的檔案信息化標準體系，以滿足檔案事業發展需求。這些行業標準的制定和體系的建立，充分發揮了標準在推進檔案工作中的指導、規范、引領和保障作用，以及對推進技術融合、業務融合、數據融合的引領和支撐作用，實現我國檔案信息化建設全面、可持續、協調發展。

3.3 維護檔案信息安全，建立健全檔案信息化安全體系

隨著檔案信息化進程的發展，對檔案人才的要求也越來越高，不斷培養和教育檔案信息安全人員是維護檔案信息的有效途徑。檔案安全是檔案工作的生命線，維護檔案信息安全，需要采用先進的科學的檔案管理方法，加大檔案信息的保護措施和保護力度，不斷建立和健全檔案事業的信息安全保障。檔案信息安全最大的維護者是人，也是檔案信息安全的制造者。不斷加強檔案信息化建設過程中的法律意識和安全意識，加大對檔案法規的理論研究力度，制定專門的檔案信息安全法。膠州市檔案館根據上級業務部門的統一部署，建設新版金宏數據檔案中心，安全有序開展存量檔案數據遷移，全面提升全市檔案管理利用數字化水平，主動融入數字機關建設，完善政務服務數據歸檔機制，大力推進黨政機關電子文件單套制歸檔，在試點的基礎上逐步推進電子檔案應收盡收、不斷提高電子檔案在檔案資源體系中的比重。開展館藏電子檔案數據備份和應急演練工作，強化系統數據應急恢復和容災備份，加強網絡安全管理，開展網絡和信息系統密評和網絡安全等級保護。做到技術與管理并重、主動防御、分級防護、長治久安、立足國內、采用最新技術、重視內部安全多措并舉維護檔案信息安全，構建完善的檔案信息化體系。

3.4 強化檔案科技支撐，推動數字化轉型，不斷滿足網絡檔案信息服務的實際需求

強化檔案科技支撐，推進智慧檔案館建設管理，引領檔案管理服務現代化。膠州市不斷完善數字檔案管理平臺功能，做好平臺上線的使用工作。實現館藏檔案收、管、存、用全業務流程管理，實現對館藏實體檔案與數字資源的集中建設管理。不斷加強特色檔案和專題數據庫建設，繼續做好紅色檔案專題庫、RCEP檔案專題庫、影像資料專題庫等電子檔案專題庫的建設和管理工作。

正確評估用戶的需求方向，不斷開創多樣化的檔案信息服務方式，對信息進行動態化的收集管理，在分析基礎上進行科學分類歸納，增強信息服務的有效性，不斷滿足社會對于檔案網絡的實際需求。首先，檔案部門通過建立網站或公眾號，通過網絡開展服務。在網站上開通檔案館概況、館藏內容、線上展覽等模塊，讓用戶近距離了解檔案。政務公開、查閱利用、電子閱覽等模塊可以改變傳統的實體閱覽方式，將檔案由紙質轉換為電子數據，從而通過圖片等形式進行生動的展示，使檔案查詢利用工作更加便捷、生動形象。第二，通過電子郵件等方式開展檔案信息服務，有利于擴大檔案用戶范圍，使檔案信息服務工作更具有實用性。第三，利用網絡論壇等形式與檔案用戶實時溝通，促進檔案信息的交流。通過論壇發帖子交流精準解答用戶提出的問題，保證檔案服務的工作能夠實現滿足社會需求，進而實現針對性和時效性。

4 結語

時代賦予檔案信息化戰略轉型新內涵，檔案部門作為國家部門的重要組成部分，是寶貴歷史記憶的保管者，承擔著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的重要職責使命，膠州市檔案館堅持創新引領，拓展服務模式，聚勢數字賦能，積極推進信息化為核心的檔案管理現代化，把檔案工作放到“兩個大局”中去謀劃，積極思考，助推全市檔案工作提檔升級。主動適應全球信息技術發展趨勢，盡最大可能地發揮信息技術在檔案信息化建設中的作用，最終目的就是適應信息技術發展對檔案工作提出的要求，要充分利用當前出現的各項新技術和新手段不斷改進和提高檔案事業的管理服務水平，更好地為信息化建設服務，不斷滿足社會對檔案信息的利用需求，努力實現檔案管理的現代化和信息化。