醫院檔案信息化建設在行政文書檔案管理中的探究

李正瑩

摘 要：在信息技術應用的背景下，以往的紙質檔案管理方式已無法滿足當前醫院檔案管理的需求，信息化建設成為必然選擇。文章闡述了醫院行政文書檔案管理信息化建設的作用，詳細分析了醫院行政文書檔案管理的現狀，發現目前仍存在一些問題，如信息化建設水平參差不齊、標準不統一、信息安全保障不足等，提出了醫院檔案信息化建設在行政文書檔案管理中的措施，以期提高醫院檔案管理水平，為醫院的可持續發展提供有力支持。

關鍵詞：醫院檔案；信息化建設；行政文書；檔案管理；信息技術

中圖分類號：G277 文獻標識碼：A

醫院檔案是指醫院在醫療、教學、科研以及管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。醫院行政文書檔案是醫院檔案的重要組成部分，是指醫院在行政管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文書資料，如規章制度、會議記錄、公文往來以及人事檔案等，是醫院行政管理工作的真實反映，是醫院建設和發展的重要依據，對于提高醫院行政管理水平、優化資源配置、提高工作效率等方面都具有重要作用。因此，探究醫院檔案信息化建設在行政文書檔案管理中的應用具有重要意義。

一、醫院行政文書檔案管理信息化建設的作用

在工作效率方面，傳統的紙質檔案管理方式存在諸多問題，如文件易丟失、查找困難、歸檔煩瑣等。通過信息化建設，可以實現電子化存儲和檢索，大幅提高了工作效率。工作人員可以通過電腦或移動設備隨時隨地訪問和處理相關文件，不再需要翻閱大量紙質檔案，節省了大量時間和精力。此外，信息化建設還可以實現多部門之間的信息共享和協同辦公，避免了信息孤島和重復勞動，提高了整體工作效能。

在信息安全方面，隨著信息技術的不斷發展，網絡安全問題日益突出。傳統的紙質檔案容易受到火災、水災等自然災害以及盜竊、被篡改等人為破壞的威脅，給醫院的信息安全帶來了巨大風險。通過信息化建設，可以采用先進的加密技術和權限控制機制，確保檔案的安全性和完整性。同時，信息化建設還可以實現對檔案的備份和恢復，即使發生意外情況，也能夠及時恢復數據，避免信息的永久丟失。

在服務質量方面，信息化建設可以為患者提供更加便捷和高效的服務?；颊呖梢酝ㄟ^醫院網站或移動應用查詢病歷、檢查結果等信息，不需要親自前往醫院辦理相關手續。此外，信息化建設還可以實現在線預約、在線咨詢等功能，方便患者隨時隨地與醫生溝通和交流。通過信息化建設，醫院能夠更好地滿足患者的需求，提升服務質量和滿意度。

二、醫院行政文書檔案管理的現狀

當前，許多醫院已經認識到行政文書檔案管理的重要性，將納入醫院發展的總體規劃，并制定了相關的管理制度。醫院設立專門的檔案管理部門，負責行政文書檔案的收集、整理、保管和使用。此外，越來越多的醫院開始建立數字檔案室，數字化加工行政文書檔案，將紙質檔案轉化為電子檔案。還在檔案室中開發或引進檔案管理系統，有效管理和利用行政文書檔案。檔案管理系統可以實現檔案的檢索、查閱、統計等功能，大幅提高了檔案管理的效率，不僅能提高檔案的查閱效率，還有助于保護原始檔案，延長檔案的保存年限。然而，在實際操作過程中，醫院檔案信息化建設在行政文書檔案管理中仍存在一些問題。

1.信息化建設水平參差不齊

在系統功能和數據質量上，某些醫院的電子檔案管理系統功能較為簡單，只能滿足基本的存儲和管理需求，缺乏對檔案的全文檢索、分類整理和統計分析等功能，使得醫務人員在查找和使用檔案時需要花費更多的時間和精力，降低了工作效率。同時，由于系統功能不完善，某些重要的信息可能被遺漏或丟失，給醫療質量和安全帶來潛在的風險。

在數據質量上，某些醫院的電子檔案管理系統存在數據錄入不規范、信息不準確或缺失等問題。這是由于個別檔案管理員對系統操作不熟悉，或者缺乏對數據錄入規范的培訓和指導。因此，這種數據質量問題不僅會影響檔案的準確性和完整性，還會給后續的數據分析和統計帶來困難，限制了醫院管理和決策的科學性與準確性。

2.信息化建設標準不統一

一方面，醫院不同的部門可能采用不同的電子文檔管理系統，導致文件格式不兼容，使得信息無法互通共享。例如，財務部門使用某種特定的財務軟件記錄和管理財務數據，而人事部門則使用另一套人事管理系統。這種差異性給信息交流帶來極大障礙，需要額外的時間和資源來開展數據轉換和整合；另一方面，在醫院內部的業務流程中，由于缺乏統一的信息化建設標準，各部門之間的業務流程無法實現無縫銜接和協同運作。例如，在醫療流程中，醫生開具的診斷報告可能需要通過多個環節傳遞給其他科室展開后續處理，但由于信息系統之間的不兼容性，這些報告無法直接傳遞，需要紙質副本的復印件和手動錄入操作，不僅增加了工作負擔和時間成本，還增加了錯誤和疏漏的風險。

3.信息安全保障不足

就物理安全而言，由于醫院行政管理部門通常需要處理大量的文件和機密信息，因此，必須采取適當的物理安全措施來保護這些重要的紙質檔案。然而，實際情況卻并非如此理想。許多醫院在存儲和管理行政文書檔案時沒有建立完善的物理安全系統，如缺乏安全柜、防火設備設施、監控系統等，導致紙質檔案容易被盜、損壞或丟失的風險大大增加。由于缺乏有效的訪問控制機制，未經授權的人員也很容易接觸到敏感的行政文書檔案，從而增加了信息被泄露的風險。

在網絡安全防范中，隨著信息技術的不斷發展，越來越多的醫院開始將行政文書檔案數字化并存儲在網絡系統中。同時，網絡安全問題也日益突出。許多醫院在網絡安全防范方面存在漏洞，如未及時更新防病毒軟件、未設置強密碼、未定期備份等。這些薄弱的網絡安全措施使得黑客和惡意攻擊者能夠輕易獲取行政文書檔案的電子副本，從而對醫院的信息安全造成了嚴重的威脅。還有部分醫院沒有建立完善的網絡安全管理體系，缺乏有效的監測和應急響應機制，導致一旦發生突發事件，無法及時發現和應對，進一步加劇了信息安全風險。

三、醫院檔案信息化建設在行政文書檔案管理中的措施

1.完善信息化設施建設，保證軟硬件的有效應用

軟件是實現檔案信息化管理的核心工具，能夠對檔案信息有效存儲、檢索、分析和共享。通過軟件的支持，醫院可以建立完善的檔案管理系統，實現檔案的電子化、標準化和規范化管理，提高檔案管理的效率和準確性；硬件則是支撐軟件運行的基礎設備設施，包括計算機、服務器、網絡設備等，只有具備先進的硬件設備設施，才能保證軟件的高效運行和數據的安全存儲。

醫院應該選擇穩定、可靠的檔案管理軟件，確保其具備強大的功能和良好的用戶體驗。同時，軟件的可擴展性和兼容性也是非常重要的，以便滿足不同部門和不同業務需求的變化。因此，醫院還應該建立完善的軟件更新和維護機制，及時修復漏洞和改進功能，保證軟件系統能夠持續、穩定運行。

在硬件設施方面，醫院應該選擇高性能的服務器和存儲設備設施，以滿足大量檔案數據的存儲和處理需求。網絡設備的選購也至關重要，要確保網絡的穩定性和速度，以支持檔案信息化系統的高效運行。再者，醫院還應該考慮信息安全設備設施的配置，如防火墻、入侵檢測系統等，以保護檔案數據的安全。

為了進一步提高信息化建設水平，醫院還要注意：（1）定期評估和更新軟硬件設備設施，根據實際需求和技術發展情況，及時升級和替換老化的設備設施；（2）加強與其他醫院和相關部門的合作交流，借鑒他們的經驗和做法，共同推動檔案信息化建設；（3）加強對檔案信息化工作的宣傳和推廣，提高員工對信息化建設的認同和支持；（4）建立健全管理制度和規范，明確各環節的責任和權限，確保信息化建設工作順利開展。

2.加大信息化資金投入，提高信息化建設水平

在信息技術飛速發展的背景下，信息化建設已經成為現代管理的重要手段和工具。在醫院檔案管理中，信息化水平的提高不僅可以提高工作效率，降低成本，還可以提升服務質量和管理水平。

首先，為了提高信息化建設水平，需要加大對信息技術的研發和應用資金的投入。購買先進的計算機設備、網絡設備和軟件系統，以支持醫院檔案管理工作的數字化和自動化。其次，需要加大對信息安全的投入。為了確保醫院檔案信息的安全性和可靠性，防止信息被泄露和損壞，應加大對人員培訓和技術支持的資金投入，提高檔案管理人員對信息化系統的運用能力，確保信息化建設工作順利開展。

在信息化基礎設備設施方面，醫院的信息化建設需要建立完善的網絡基礎設備設施，包括寬帶網絡、無線網絡等，以實現各部門之間的信息共享和交流。還需要加強對數據中心的建設和管理，確保醫院檔案信息的存儲、備份和恢復能力。這些都需要大量的資金投入，只有通過加大資金投入，才能夠建立高效、穩定的信息化基礎設備設施。

對于信息化系統的開發和維護來說，醫院檔案信息化建設需要建立適合自己的信息化系統，以滿足不同部門的需求，包括對電子病歷、醫療影像、檢驗報告以及醫院行政文書檔案資料等各類醫療信息的采集、存儲和管理。同時，還需要加大對信息化系統的維護和更新的資金投入，及時修復系統漏洞和故障，保證系統的正常運行。只有通過加大資金投入，才能夠建立功能完善、穩定可靠的檔案管理信息化系統。

3.制定信息化建設統一標準，實現信息共享

醫院作為重要的醫療機構，擁有大量的行政文書檔案，包含醫院的各項管理信息、患者的病歷資料等重要數據，通過信息化手段實現檔案的數字化和共享，可以大幅提高檔案管理的效率和安全性。信息共享不僅可以讓醫務人員及時獲取所需的檔案信息，還可以實現跨部門、跨機構的數據共享，促進醫療資源的整合與優化。

統一的標準可以確保各部門和系統之間的互操作性和數據的一致性，避免出現信息孤島和數據冗余的問題。第一，需要明確檔案信息化建設的目標和需求，包括檔案的分類、整理、存儲和檢索等方面的要求。根據不同的檔案類型和用途，制定相應的數據格式和命名規范，確保信息的準確傳遞和理解；第二，需要確定檔案的元數據標準，即對檔案內容的描述和管理標準。元數據可以包括檔案的基本信息、來源、時間以及關聯性等內容，通過元數據的統一管理，可以實現檔案的快速定位和檢索；第三，還需要制定檔案的訪問權限和安全控制標準，確保只有授權人員才能訪問和使用檔案信息，保護患者隱私和醫院的信息安全。

標準的制定應該充分考慮醫院的實際情況和現有的技術條件。這就要求醫院需要廣泛征求各部門和工作人員的意見和建議，確保標準符合實際需求和工作流程，標準還應該具備一定的靈活性，能夠適應未來技術和管理的變化。隨著信息技術的不斷發展和創新，檔案信息化建設標準也需要不斷更新和完善。因此，制定的標準應該具備可擴展性和可調整性，方便后續的升級和改進。標準的實施需要培訓和指導，確保各部門和工作人員能夠正確理解和應用標準，并建立監督和評估機制，定期檢查和評估標準的執行情況，及時發現問題并修正。

4.強化信息保障，確保檔案信息安全

醫院作為特殊的機構，行政文書檔案包含大量敏感的個人信息、醫療記錄、醫院行政管理秘密級文書檔案和研究成果等重要數據。一旦這些檔案信息被泄露或遭到破壞，不僅會對患者隱私造成侵犯，還可能引發嚴重的法律糾紛和社會負面影響。

因此，為了確保檔案信息安全，醫院應制定并執行嚴格的信息安全政策和規范，明確各項管理職責和權限，加強對員工的培訓和教育，定期組織員工參加信息安全培訓，增強其信息安全意識和技能。同時，要加強對員工的監督和管理，嚴禁員工將檔案信息外泄或私自復制、傳輸檔案資料。對于違反規定的行為，要依法嚴肅處理，起到警示作用，并在此基礎上建立專門的信息安全部門或崗位，負責監督和管理信息安全工作，定期安全評估和漏洞掃描，及時發現和解決潛在的安全風險。

在技術方面，醫院應采用先進的信息安全技術和設備設施，如防火墻、入侵檢測系統、數據加密和備份等，對行政文書檔案展開全方位的保護。還應建立災備機制，定期備份檔案數據，并將備份數據存儲在安全可靠的地方，以防止自然災害或其他意外事件導致數據丟失或損壞。此外，醫院應實施嚴格的訪問控制策略，對行政文書檔案的訪問展開權限管理和身份認證。只有經過授權的人員才能訪問和使用檔案信息，并要記錄和監控每次訪問行為，以便追溯和審計，并采用雙因素認證、密碼策略等措施，進一步加強訪問控制的安全性。

四、結語

綜上所述，醫院行政文書檔案管理信息化建設不僅能提高工作效率、保障信息安全，還有助于提升服務質量。然而，目前醫院行政文書檔案管理仍存在諸多問題，如信息化建設水平參差不齊、信息化建設標準不統一、信息安全保障不足等。為了解決這些問題，醫院檔案信息化建設在行政文書檔案管理中可以采取完善信息化設施建設、加大信息化資金投入、制定信息化建設統一標準、強化信息保障等措施，不僅能促進醫院檔案管理標準化、規范化，還能提高檔案信息的利用率和安全性。

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作者單位：山東省第二人民醫院（山東省耳鼻喉醫院）