完善事業單位財務報銷制度的探討

石 惟

〔北京市食品檢驗研究院（北京市食品安全監控和風險評估中心） 北京 100094〕

財務報銷的規范性是單位資金規范使用的重要保障，是保證財務工作的真實性及規范性的關鍵。在新會計制度持續推進的大背景下，事業單位要按照有關政策文件和規章制度對財務報銷制度進行規范，積極簡化工作流程，提高報銷審核效率，為單位健康發展提供助力。但是，部分單位在報銷制度設置、報銷憑證審核、報銷流程監管等方面存在著各種問題，影響了財務報銷的規范性和高效性?；诖?，針對事業單位完善財務報銷制度的措施進行的研究，具有積極的現實意義。

一、事業單位財務報銷工作的意義

（一）規范財務工作

財務報表可以幫助事業單位對經濟活動中形成的各類數據信息進行全面收集和科學整理，保證數據信息的真實性和完整性，為會計核算模式的調整和優化提供依據，為管理活動的開展奠定基礎。從實際情況來看，事業單位在開展財務報銷工作的過程中，可以根據單位的價值形式和實際需求對各類經濟收支行為進行規范，對業務管理數據進行核算，便于管理人員全面了解單位業務開展情況和執行過程，建立與單位實際情況相匹配的工作模式，從而為運營流程的優化和管理決策的制定提供支撐。

（二）促進監督工作精細化

從本質上來說，財務報表具有監督和實證作用，是單位對經濟事項進行監督的重要路徑。當前，部分事業單位在運營管理過程中，受到管理人員素質、內部管理制度、經營活動特殊性等因素的影響，工作中存在著一些漏洞和不足，無法保證單位資源的高效利用，不利于單位公共服務職能的發揮。通過財務報銷工作的監督，事業單位可以對經濟事項的各個環節進行動態監督，及時發現單位運營存在的不足，制定有針對性的整改措施，從而幫助單位完善管理制度體系，有效提高單位的運營管理水平，為財政資源的安全、高效利用提供保障，為單位職能的發揮提供助力。

（三）減少財務內控風險

在完善財務報銷制度的過程中，事業單位可以全面梳理財務報銷流程，持續優化審批權限設置，利用信息化系統動態監督審批流程中所有的授權事項，準確掌握內部控制關鍵節點，對其中隱藏的風險進行識別和防范，從而為內部控制目標的實現提供助力，為風險管理水平的提高奠定基礎。比如，單位在搭建和應用財務報銷系統的過程中，可以設置自動提醒功能，在出現違規或者反常問題時及時發出警示，提醒財務人員該項業務可能存在風險，及時發現財務報銷存在的問題，提高內控管理水平，降低財務風險。

二、部分事業單位財務報銷存在的問題

（一）財務報銷流程不夠規范

一方面，財務報銷管理制度不夠完善。財務報銷制度是財務報銷工作的重要指引，其規范性和完善性對于單位經濟管理效果具有直接的影響，但是部分事業單位在財務報銷制度方面存在著一些問題。比如，單位制定的財務報銷管理制度過于落后，未能根據內外部環境變化進行調整，無法為財務報銷工作的開展提供指引；單位財務報銷人員綜合素質有待提高，影響各項制度的落實力度；單位未能建立完善的考核和激勵制度，無法對財務報銷工作人員進行專業管理，使財務報銷工作較為隨意，容易出現與會計準則、報銷流程相違背的問題。另一方面，報銷流程混亂。由于審批流程通常包括多個層級和部門，各部門和項目的報銷單據不同，不同部門對報銷審批標準的解釋不一致，導致報銷流程混亂。實操中常存在部分人員單據填寫不規范的情況，造成審批和核銷困難。

（二）財務報銷憑證真實性不足

財務報銷憑證是保證報銷工作順利開展的基礎，是財務報銷有效性的保障。但是，從實際情況來看，部分事業單位新會計制度落實不到位，報銷管理體系不健全，對于報銷憑證的審核不夠規范。一些職工進行財務報銷時，未能按照實際支出情況填寫憑證，導致記賬偏差，使財務記賬與實際支出之間存在差異，影響經濟管理活動的順利開展，不利于單位資金管理水平的提高。同時，受工作特點和業務內容等因素的影響，一些工作需要較長的時間，財務報銷處理不夠及時，單據上傳和信息填寫不夠規范，影響了財務報銷的準確性，增加了審核人員的工作量，使得管理人員無法及時發現報銷憑證失真的問題。

（三）財務報銷審核有待加強

在部分事業單位中，財務人員負責審批原始憑證，各部門負責人只負責審批報銷內容。在這種模式下，單位審批權限劃分不夠合理，容易造成差錯，不利于財務報銷工作順利開展。同時，在進行原始憑證財務報銷的過程中，部分事業單位審核人員未能按照規范化流程對財務報銷內容進行審核，導致財務人員無法對財務審批內容進行核實，影響財務報銷的效率和質量。

（四）財務報銷監管機制不完善

財務報銷能從側面反映單位的資金支出情況，是事業單位對資金使用過程進行監控的有效手段。但是從實際情況來看，部分事業單位在進行財務管理的過程中，雖然可以提供財務報銷原始憑證，但是無法對資金動向進行動態監控，缺少有效的稽查。部分事業單位未能設置專門的財務報銷監督崗位，無法對財務報銷的規范性進行監督，無法及時發現財務報銷流程中存在的問題，不利于財務報銷模式的完善。

三、完善事業單位財務報銷制度的建議

（一）規范報銷流程

1.健全財務報銷制度

財務報銷制度在事業單位發展中的重要性逐漸凸顯，只有對其中存在的問題進行解決，才能保證財務報銷制度的規范性和有效性，為單位健康發展提供保障。首先，事業單位要對內部財務報銷制度進行全面梳理，積極學習其他企事業單位的成功經驗，根據有關政策要求和規章制度對財務報銷制度進行優化，對報銷流程進行完善。事業單位應明確報銷的流程，包括申請、審批、核銷等環節，制定標準的報銷要求，包括發票、收據、費用明細等，以確保職工提供完整的資料。同時，事業單位設立明確的審批層級，確定不同金額報銷的審批人員；明確審批標準，包括報銷金額的限制、支出政策的合規性等。其次，事業單位各個部門在提出財務報銷申請以后，要按照規范化流程經有關領導審批。事業單位要對審批流程進行優化，經過規范審核以后由財務人員復審，從而保證經費報銷的規范性。

2.引入電子報銷系統

信息化環境下，事業單位需要認識到信息技術在財務管理方面的應用優勢，積極優化和完善電子報銷系統，實現財務報銷的自動化，即申請、審批、核銷都可以在線上進行，既提高了流程的效率，也減少了人為錯誤的概率。而且，利用電子報銷系統，職工可以上傳電子版的發票和單據，無需紙質文件，不僅節省時間，還減少紙質文件的存儲和管理成本。另外，電子報銷系統具有實時監控和審批功能，審批人員可以隨時查看待審批的報銷請求，加快了審批過程。電子系統也可以生成各種財務報告和數據分析，幫助管理層更好地了解支出情況，優化財務決策。

3.加強對財務人員的培訓

財務人員在財務報銷流程中扮演著核心角色，因此必須具備充分的專業知識和技能。培訓可以幫助他們不斷提高會計、財務管理、稅收法規等領域的專業知識水平，從而確保報銷流程的合規性和準確性，降低財務風險。首先，事業單位要對會計和管理人員進行定期培訓，提高他們的專業水平和職業素養，不定期組織其學習財務法規和政策，了解最新的變化，確保報銷流程符合最新要求，避免不必要的法律風險。同時，報銷流程通常涉及財務軟件和系統的操作，事業單位還需幫助財務人員掌握這些工具的使用技能，提高操作效率，減少人為錯誤的發生。其次，財務人員需要與其他部門和職工進行溝通和協作，以獲取必要的報銷支持，確保報銷順利進行。再次，財務人員處理財務事務時，需要秉承職業操守。事業單位需組織培訓，提醒他們遵守職業道德規范，不參與不正當的財務行為。最后，完善審計監督和激勵考核機制，約束財務人員的行為，防范違規違法問題，在內部建立高效協同和互相監督的工作機制。事業單位需要建立完善的獎懲機制，對違規人員進行嚴肅處理，對表現優異的職工給與精神和物質獎勵，從而在內部建立積極向上的工作氛圍，為財務報銷工作的規范開展奠定基礎。

（二）嚴格審查財務報銷憑證

財務報銷憑證失真問題的原因通常包括兩個，一是報銷申請不夠規范，二是原始憑證存在問題。因此，首先，事業單位要組織職工集中學習如何識別發票的真偽，降低報銷中出現虛假發票的概率。其次，事業單位要加強對職工誠信問題的關注，定期組織工作人員進行教育培訓，提高所有職工的專業水平和職業素養，通過有關制度的完善，對職工的財務報銷行為進行規范，利用自我約束和制度管理相結合的方式，保證財務報銷憑證的真實性。再次，事業單位要建立完善的財務報銷憑證審核制度，對不真實、不合規的原始憑證不予通過，并及時報告給單位負責人進行處理；對于記錄不準確或者不完整的原始憑證要及時予以退回，并要求有關人員按照國家會計制度規定進行更正或補充，從而保證財務報銷憑證的規范性。最后，在財務報銷工作中，事業單位管理人員通常將報銷完成的發票數據登記在信息系統中，在報銷電子發票時會在系統中進行查找和核對，避免出現重復報銷問題，導致單位職工工作量大幅增加，影響財務報銷的效率。因此，事業單位要積極引入現代化信息技術，利用發票自動記憶功能，在進行財務報銷時，對已經完成報銷的發票發出警示，同時對發票的真偽進行辨別，從而避免出現重復報銷或者造假問題，有效提高財務報銷的效率和質量。

（三）規范財務報銷審核機制

1.制定審核細則，確定審核重點

事業單位在運行過程中需要處理的報銷業務數量較大，類型較為多樣，要想提高財務報銷審核效率，就要建立完善的管理體系，科學地進行類別劃分，確定審核關鍵環節，推動財務審核向著流程化和規范化轉型升級。事業單位要對財務報銷審核流程進行全面梳理，結合資金規模、資金來源、業務類型等對報銷業務進行科學分類，明確管理細則和審核重心，梳理關鍵內容，在保證審核流程規范性和有效性的基礎上，科學精簡審核環節，提高審核效率和質量。各部門領導和負責人不僅要對報銷內容進行審核，同時還要對原始報銷憑證進行全面審核，重點關注憑證的真實性和合法性。作為財務數據的載體，發票是財務報銷的重要依據，對其進行審核是保證財務報銷有效性的關鍵。財務報銷管理人員要對電子發票或者紙質發票進行嚴格的查驗，避免出現過期、作假、作廢、重復使用等問題。同時，管理人員要對報銷單、審批回執、競價憑證、合同條款、會議回執、資產備案等單據與發票呈現數據信息進行一致性查驗，避免發票違規使用。此外，事業單位要結合業務類型確定報銷審核重心。比如，在報銷會議費用時，管理人員要對參會簽到表進行重點檢查，確定參加會議的人員和具體的地點，檢查會議中出現的交通費、住宿費等是否符合國家和單位有關標準和限額。在審核采購、領用、驗收等業務時，管理人員要結合有關規定對經濟憑證、采購合同等進行詳細檢查，保證合同內容、付款條件等的合規性及發票與合同條款的一致性。此外，在推進報銷審核信息化的過程中，事業單位要加強對原始單據的保管，在對發票真實性進行檢驗的前提下，將有關數據輸入系統，提高查詢驗證速度，避免出現重復報銷問題。

2.加強信息系統中部門交互，明確系統管理權責

事業單位要想遵循公正規范的原則，提高財務報銷審核效率，提高單位財務報銷管理水平，就要建立科學完善的信息化管理系統，加強各個部門的數據交互，解決“信息孤島”問題。事業單位不但要積極推動業務和財務的融合，在財務、業務等科室之間建立信息溝通機制，而且要持續優化財務報銷流程，降低數據重復或者錯誤填報引起退單問題的概率，提高財務報銷審核質量和效率。在這一過程中，事業單位要對各個部門的審批權限進行明確，結合實際工作需求，科學設置系統訪問和數據查詢權限，避免出現越權審批問題。事業單位要重視數據安全管理工作，建立完善的數據加密傳輸機制，避免出現數據失真或者遺失問題。同時，事業單位將財務報銷審核業務轉移到線上進行以后，要對審批管理體系進行有針對性的調整，建立完善的簽章管理機制，對于人工簽章，要加強對原始單據完整性及簽章規范性的檢查，從而保證原始單據的真實性和完整性。如果業務工作采用線上審批模式或者使用電子簽章，管理人員要按照有關規定加強對電子簽章的檢查和管理，定期安排專業人員對電子簽章管理系統進行更新和維護，避免出現電子簽章錯誤或者越級使用問題。

（四）健全財務報銷監管機制

首先，事業單位要對財務報銷監管有關的規章制度進行完善，對財務報銷各個環節進行動態監督，及時發現其中存在的冗余環節，有效精簡財務報銷流程，建立清晰明確的財務報銷制度，減少時間耗費，避免出現糾紛問題，幫助管理人員全面了解單位發展狀況和新會計制度要求，更加規范高效地執行財務報銷制度，提高財務報銷工作效率。其次，事業單位在財務報銷監管中，要對各個部門和不同層級職工的職責進行明確，增強他們的責任意識，使他們加強自我約束，認真高效履行自身職責，從而為財務報銷制度的規范落實提供助力。再次，事業單位管理人員在發現不合理或者不合法報銷行為時，要按照有關規定發出警示，避免不良現象再次出現。最后，事業單位在監管財務報銷工作過程中，要建立完善的內部控制體系，提高管理人員和基層職工的內控意識，充分發揮他們的主觀能動性，加強各個部門之間的溝通交流，打造互相監督和高效協同的工作機制，為財務報銷監管工作的順利落實奠定基礎。同時，事業單位要通過獎罰機制的應用，激發所有職工參與財務報銷監管的積極性，對違規違法行為進行嚴厲懲處，對工作積極的職工進行獎勵，從而為財務報銷監督工作的順利落實提供助力。

四、結語

財務報銷對于事業單位資金的安全高效利用具有直接的影響，是事業單位財務管理工作順利開展的基礎保障。事業單位要積極學習其他單位的成功經驗，持續優化內部財務報銷制度，嚴格審查報銷憑證，完善財務報銷審核機制，加強報銷流程監管，從而建立科學規范的財務報銷模式，提高財務報銷質效，為事業單位社會公共服務職能的發揮奠定基礎。