淺析工程檔案資料管理的問題及對策

肖燕

摘 要：工程檔案資料在工程施工、驗收等過程中都具有十分重要的作用，在保障工程竣工、衡量工程質量、提高工程管理、維持企業發展等多個方面都具有十分重要的意義。然而，實踐中，工程檔案資料的管理往往在人員管理、技術管理和制度管理等層面存在各種各樣的問題，對工程驗收等具有不良影響。本文結合相關問題進行分析，并針對性地提出了相應的對策。

關鍵詞：工程檔案;資料管理;問題;對策

在國家經濟的不斷發展過程中，各種基礎設施的建設不斷為國家建設和人民生活帶來越來越多的貢獻和便利。未來中國的騰飛，仍舊有賴于各項工程的不斷開展，其中的技術探索和不斷進步也逐漸受到業內相關人士的高度重視。在各種工程中，相關的檔案資料不僅是記錄工程質量、保障工程驗收的重要依據，更是促進行業傳承、發展乃至技術創新必備的文字信息。因此，工程檔案資料的管理，對于工程本身和行業整體而言，都具有十分重要的意義，理應通過科學、合理的手段，進行高質量的管理。

一、完善工程檔案資料管理的重要意義

首先，工程檔案資料是保證工程竣工的重要依據。國家的相關法律法規如《重大建設項目檔案驗收辦法》中，就有明確規定，工程檔案的驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分。如果相關檔案資料未經驗收，或者驗收不合格，則整個工程項目的驗收不得進行，其重要性不言而喻。

其次，工程檔案資料是衡量工程質量的重要標準。工程檔案資料是工程設計和施工過程中的全部記錄材料，具有與工程建設同步、需要全員參與的重要特征，因此，其中包含了檢驗和驗收報告、各項測量記錄、隱蔽工程驗收單等等重要內容。這些內容除了對驗收檢查具有重要意義之外，也是衡量工程質量的重要標準，對于日后的使用、維修、改建等都具有至關重要的作用。

再次，工程檔案資料是提高工程管理的重要環節。在工程建設的過程中，對于檔案資料的管理，是工程整體管理的重要組成部分。作為整個工程最真實、最原始、最全面的反映材料，相關的各層領導有必要在日常管理中，對檔案資料的管理給予更多的關注，召開相關會議、完善管理制度，從而保證整個工程的順利進行。

最后，工程檔案資料是維持企業發展的重要文獻。對于工程自身而言，相關的檔案資料是最詳細權威的記錄。而對于企業的可持續發展而言，不同工程檔案資料的匯集，有利于未來同類項目進行參考或者比對，從而實現技術、設計、管理等多個領域、不同層面的進步，從而為企業的發展、進步和創新積累豐富的經驗，奠定堅實的基礎。

二、工程檔案資料管理中的常見問題

1.人員管理中存在的問題

（1）檔案資料管理意識淡薄。在許多建設工程項目中，相關檔案資料的管理往往沒有受到足夠的重視。這一方面是因為工程自身的性質，導致了更多的設計施工人員將自身精力投入到實際的建設工作中，從而對檔案資料的管理有所忽略;另一方面是因為無論是負責工程的相關領導，還是檔案資料管理的執行人員，對于相關的法律法規并沒有形成足夠清晰的認識，這就使得檔案資料管理工作的開展困難重重，從而導致資料不夠詳實、記錄不夠全面等問題屢見不鮮而得不到有效的解決。

（2）缺乏專業高效的檔案資料管理團隊。在許多工程項目的實際操作過程中，檔案資料的管理往往得不到足夠的重視，企業和相關工程的負責人也未能打造出一個具有專業素養和管理技術過硬的團隊，從而使得檔案資料的管理缺乏條理性和穩定性。由于工程檔案資料的管理涉及到工程設計和施工過程中的方方面面，需要管理人員較強的責任心和過硬的專業管理知識，乃至高效的溝通和協調能力，因此，打造專業高效的檔案資料管理團隊也顯得尤為必要。然而，現實中存在的問題，則是相關人員的篩選不合格，甚至由其他部門的人兼任，并且得不到系統的培訓和提升，使得檔案資料的管理困難重重。

2.技術管理中存在的問題。目前，仍有許多工程檔案資料的管理技術未能達到現代化的標準。在信息化時代，檔案資料的管理也應當適應科技發展的潮流，不斷引入新技術，從而使得檔案資料的管理更加便捷。然而，在許多工程的實際管理中，對于檔案資料的管理，往往采取紙質材料和數字材料共用的形式，這是技術上的重要進步。但是，在數字檔案資料的管理中，其實質仍舊圍繞實體檔案進行，技術層面的管理模式和管理思路并未完全形成，從而導致了資源浪費，對于相關信息的吸收和轉化仍舊處于較低層次的水平。

3.制度管理中存在的問題

（1）未能形成高效的管理體系。對于檔案資料的管理，許多工程的負責人，往往未能建立完善、高效的管理體系，從而使得檔案資料的匯集、整理過程顯得毫無章法，其后果便是數據收集的時間過長，各個部門往往不能按時提交相關的數據材料，從而導致收集整理滯后，為原本繁瑣的檔案資料管理添加了過多不必要的重復性、無意義的工作。

（2）責任劃分尚不明確。由于檔案資料管理制度方面存在一定的欠缺，有些工程的檔案資料往往會存在不同程度的誤差，嚴重的，甚至會有相關數據的缺失，為后續施工和工程驗收帶來極大的不便。其主要原因在于，檔案資料管理制度中，對于責任的劃分不夠明確，不能有效督促相關人員強有力地執行相關工作。

三、加強工程檔案資料管理的有效對策

1.增強檔案資料管理的意識。首先，在工程開始之初，就應當自上而下，向全體工作人員，尤其是各層領導，樹立起科學的檔案資料管理觀念。這是加強工程檔案資料管理的重要基礎。其次，在施工的各個階段，應當不斷通過各種形式，如傳達會議精神、發送相關郵件等方式，強調檔案資料管理的重要性，不斷鞏固和加強各級人員對于檔案資料管理的重視程度，促使其積極配合。最后，督促檔案資料管理人員不斷學習相應的法律法規，明確管理過程中的法律依據，使其依法執行，按照必要的章程進行妥善的管理，進而使得其管理意識能夠得到進一步的提升。

2.打造專業的檔案資料管理團隊。首先，要引進具有專業管理水平和經驗的管理型人才。工程資料管理涉及到相關資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等一系列復雜而又精細的工作，需要團隊的配合，更需要具有專業管理水平和經驗的人才。只有這樣，才能夠妥善安排檔案管理中的各項工作，并能夠與參建單位和監督部門有效溝通，保證各項資料能夠及時、準確地收集、整理和歸檔。

其次，要引進具有先進技術水平的技術型人才。在檔案資料的信息化管理中，相關技術人才的引進，能夠保證檔案資料管理中的各個過程能夠有條不紊地進行，從而以更高的效率加強相關檔案資料的分類、整理，對未來相關資料的調取和再利用，也具有十分重要的意義。

再次，要定期對檔案資料管理人員進行培訓。一個具有鮮活生命力的團隊，應當時時進行先進知識的學習。因此，管理團隊內部應當定期進行法律法規、管理經驗和技術的培訓，同時，也應當鼓勵“老帶新”、“傳幫帶”等有效方式，使得先進管理經驗和技術模式得到更好的交流、溝通，并在此過程中不斷進步。

3.完善檔案資料管理的基本設施。在工程開始之初，就應當明確檔案資料管理辦公室，使其充分發揮統一管理、接受等基本職能。該辦公室應當獨立于其他辦公室，避免相關資料弄混、弄亂。在必要時，該辦公室也應當配備相應的庫房、檔案管理器具和相關保護設施如防火防盜設施等等。

針對數字化檔案資料的管理，應當配備獨立的電腦，方便檔案資料的匯集和整理，避免共用電腦導致的種種問題。對于落后的設備，應當及時淘汰或者更換。同時，隨著相關管理方式的不斷改進，也應當在必要時，引進相關的軟件，從而使得檔案資料的管理更加高效便捷。

4.制定科學的檔案資料管理制度?？茖W的制度，是先進管理模式的重要保障。在工程進行之初，相關負責人就應當結合工程自身的具體情況，制定合理、完善的制度，保證工程進行過程中，檔案資料管理工作的順利進行。

（1）明確檔案資料收集和交接的制度。在檔案資料管理過程中，各個細節十分繁瑣。因此，必須明確各項資料收集和交接的科學制度。在工程進行到不同的階段時，理應由相關的負責人與檔案管理人員進行及時溝通，提供相關的數據和必要的紙質資料。對于各項驗收材料的傳遞，更應當完善相關制度，保證其時效性和準確性，避免疏漏。此外，一旦相關的工作人員發生工作調動，也應當制定詳細的交接制度，保證各項檔案資料能夠得到妥善的交接和整理，避免遺失，為后續建設和驗收帶來不便。

（2）明確檔案資料管理中的責任劃分制度。完整、真實地記錄和保存工程中的各項報告、測量數據和驗收單等，是檔案管理員的基本工作和首要責任。而詳實、準確地匯報工程進步，積極配合檔案管理員的工作，是參建單位各層管理和施工人員的義務。在實踐中，二者之間的溝通也顯得尤為重要。但是，也正因此，工程檔案資料的管理更應當結合工程自身的特性，明確相關人員的責任劃分制度。一方面，一旦出現問題，可以第一時間找到相關負責人，并找出問題存在的根本原因，同時，以最快的速度進行解決。另一方面，責任劃分的相關制度明確之后，能夠進一步督促各部門人員增強責任心，保證各項檔案資料的順利匯集和歸檔。

四、結束語

隨著我國建筑行業的不斷發展和相應法律法規的日漸完善，工程檔案資料的管理也將受到越來越多的關注和重視。在此過程中，相關人員更應不斷加強管理，通過多種不同的方式，探索更加科學、合理、高效的管理模式，為工程的順利竣工保駕護航，也為我國建筑行業的不斷發展積累經驗。

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