新形勢下開創高校檔案管理工作新局面的路徑探究

呂揚

摘 要：高校檔案管理工作是高校里管理的基礎，對于高校的人才培養、學校建設、科研發展都起著非常重要的作用。高校檔案管理工作一向是高校內工作量十分大的工作，在新形勢下，隨著互聯網、云儲存等技術的發展，檔案管理工作也迎來了新的工作局面。如何將高校檔案工作在新形勢下做的更快更好，就是本文主要探討的問題。

關鍵詞：高等學校;檔案管理;新時代形式

高校檔案工作是一個高校成長發展道路上的直接紀錄，是高校今后發展路徑參考的重要資料，也是對于高校師生信息的重要整理。在當代社會，高等學校招收的學生越來越多，需要整理和儲存的檔案工作也越來越細致全面，要求越來越高。目前所需要歸檔的資料信息非常大，這對于高校檔案管理工作來說，是一個新的挑戰。高校應該采取哪些路徑來應對這些新的局面呢，本文就對這一問題作出了探究。

一、新形勢下高校檔案管理工作存在的問題

1.高校對檔案管理工作不夠重視。新形勢下，高校檔案管理工作的重要性愈發凸顯出來?，F在社會要求建立起完善的身份信息系統，而大部分人的個人信息中都會包含在高校內學習活動的內容。因此高校檔案管理工作不單單對于高校的建設發展有著基礎作用，對每個在高校內生活學習的師生也存在重要意義。就學生而言，建立起完善的檔案管理工作會使學生在參加獎學金評比、學生工作評比中更加公開公平，有利于建立良好的學風、校風。對于高校的老師而言，完善的檔案工作對于教師評職稱、發表論文都有著重要作用。真實有效的檔案管理工作有利于方便教師的工作。

但是目前很多高校對于檔案管理工作并沒有重視起來。由于缺乏對于檔案管理工作的規范約束，高校檔案經常出現損毀、丟失的現象，這對于高校檔案管理工作是非常不利的。另外一方面，高校檔案管理工作也更應該重視對于檔案的保護。要注意保護高校內師生及學院建設的隱私，不要使一些心懷叵測的社會人士趁機竊取、利用，做出有害于高校發展的事情。

2.高校檔案管理工作缺乏信息化。信息化、高速化是新時代最重要的一大特點。工作單位在錄取高校學生的時候，只要輕輕一點該生所在高校的信息網，就能查閱到高校每年對學生培養的計劃與內容。甚至有些檔案管理工作十分出色的高校，可以高效簡潔地列出每一個學生在校內主要活動，所獲榮譽，參加的工作，以及是否受到處分和懲罰。這就說明建立系統、完善的檔案管理工作系統是非常有必要的。

但目前高校檔案管理工作發展并不均衡，每個學校都有著不同的發展水平。目前我國高校檔案管理工作發展還十分緩慢，大部分學校仍然沒有在檔案管理工作上建立起完善的信息化網絡系統。有些高校甚至沒有做到引進網絡與信息化的手段，有些高校在檔案管理工作信息化上已經建立起基礎，但是檔案管理工作部門的設施水平仍然十分落后，只能儲存文字資料，而不能儲存音像和圖片。檔案管理工作部門的人員專業化水平也不夠高，往往由一些非檔案管理專業的老教師們擔任。這就導致高校內信息化檔案的建設不夠系統化，也不夠先進完善，缺乏更加深入、系統的研究。

電子檔案和紙質版檔案相比，其實電子檔案更容易丟失。如果高校不加強檔案管理工作的設備建設，提高檔案管理工作人員的專業水平，那檔案管理工作就無法健康地發展下去。檔案管理工作發展速度也會越來越緩慢，無法真正做到位高校的健康發展做出貢獻。

3.高校檔案管理工作缺乏規范化。目前高校檔案管理工作還不夠信息化和專業化。高校內要求每個學院進行檔案的收集與上交工作，但是由于缺乏統一的規范要求，每個學院上交的格式都不一致。例如圖片的大小、文件的命名形式這種檔案信息的小細節，高校都應該做出具體、明確的要求。目前高校檔案丟失的情況時有發生，但是往往丟失以后就缺乏補救措施，責任也無法追蹤到個人。這對于高校的檔案管理工作是十分不利的。

為了加強高校檔案管理工作，應該對其進行更加系統化和規范化的要求。制定相關的工作規范與要求，并對檔案管理工作進行嚴格的執行和檢查。檔案要分類細致，擁有完善的分類體系，比如圖片檔案與文字檔案，學術科研與學生就業檔案進行明確分類歸納。紙質版檔案與電子版檔案對應做好儲存。目前高校在檔案收集上呈現出非常不平衡的態勢，例如教學管理性的文件占比例較大，教學實踐性材料占比例偏小;對傳統的紙質檔案的歸檔較為完備，而忽視聲像檔案、實物檔案、照片檔案等類型檔案的收集和整理。

最后高校還存在檔案虛假的問題。對于收集上來的檔案，沒有進行嚴格縝密的審核檢查，因此很容易出現檔案虛假、偽造的事故。這些都是由于高校檔案管理工作不夠規范、系統化導致的。

二、開創高校檔案管理工作新局面的主要途徑

1.加強對高校檔案管理工作重要性的認識。高校應該對檔案管理工作重要性的認識，在行動上主要體現在以下三點。

首先，要增加對于加強對高校檔案管理工作設備的投資。投資可以用以改善檔案管理工作人員的辦公環境、改善檔案管理工作儲藏環境以及改善檔案管理工作信息化系統化設施工具。比如要檔案管理工作人員要對收集上來的檔案進行電子化存檔，那他們辦公室內就需要完善的電子信息化工具，如電腦、硬盤、網絡等等。對于紙質版檔案，也需要改善儲存環境，要時刻注意加強防水、防潮、防霉蛀、防火災等等預防措施。

其次，體現在提高檔案管理工作人員的專業素質上。目前高校內檔案管理工作人員專業水平參差不齊，因此高校應該采取措施提高工作人員管理檔案的能力和水平。通過邀請檔案管理工作名師講座或者培養的方式，來提高檔案管理工作人員的專業能力?；蛘叨ㄆ诎才沤o檔案管理工作人員一些相關專業書目，要求檔案管理工作人員完成一些管理工作的任務。通過這些活動形式來提高檔案管理工作人員的理論水平與實踐能力。

另一方面，也可以通過引進人才的形式提高高校檔案管理工作建設水平。優秀的人才對于任何一個行業的發展都是至關重要的。高校需要引進高學歷、高素質、多功能的綜合型檔案管理人才，通過這些優秀人才，檔案管理工作才能夠快速提高高校的檔案管理水平與質量，將高校內的檔案管理工作建設的更加具備專業性、規范性與現代化。高校應該通過提高檔案管理工作人員的待遇水平、工作環境、晉職空間等多種方式，來吸引并留住更多優秀的檔案管理人才。

2.加強高校檔案管理工作規范性。沒有規矩，不成方圓。目前高校在檔案管理工作上最大的問題就在于不夠規范化和系統化。因此急需加強高校檔案管理工作的制度建設。任何事物的發展都有它的規律，檔案管理工作同樣如此，有它內部的規律。只有按照這種科學的規律辦事，檔案管理工作才能越做越好。對高校檔案管理工作進行更加規范化、制度化、現代化的要求，就符合高校檔案管理工作發展規律。

高校的檔案管理工作要適應當前科技發展和檔案管理現代化的要求，就要更新檔案管理思想，在管理方法和手段上不斷創新。通過加強檔案管理工作的制度化和規范化要求，不斷提高檔案管理人員的責任心、管理意識和法律意識，完善在檔案管理工作上的獎懲制度。高?？筛鶕陨砬闆r制定《高等學校檔案管理辦法》、《檔案工作條例》、《檔案工作立卷規范》、《人事檔案管理辦法》、《檔案保密制度》、《人事檔案查（借）閱暫行規定》、《綜合檔案查（借）閱利用制度》等一系列規章制度，對檔案的收集、整理都進行嚴格要求。所有收集上來的檔案信息，都要進行系統的重重審查，以保證檔案信息的嚴謹性與真實性。檔案的分類整理和保存，也需要進行嚴格的要求。只有這樣，日后在需要查找檔案的時候，才能又快又好地將檔案找出來。

同樣，為了防止檔案的丟失，紙質版檔案和電子版檔案都要做好對應儲存工作。任何一方丟失，都可以通過另一方進行補充。比如紙質版檔案常見的丟失問題是存檔后難以再找到，這就需要在進行檔案分類整理時更加嚴謹。電子版檔案的常見問題是網絡系統出現問題，因此高校要引進網絡系統的專業人才，實時對于電子檔案的管理系統進行維護。出現檔案丟失這樣的事故，一定要按照制度要求層層追究，將相關的獎懲制度落到實處。這樣才能將檔案管理工作做的更加規范化與系統化。

3.加強高校檔案管理工作信息化建設。21世紀是信息化的時代，電子檔案的重要性已經遠遠地超過了紙質版的檔案。如何提高高校檔案管理工作信息化水平，就成了每個高校急需解決的問題?，F代的檔案信息越來越細致，學生舉辦了什么活動，新創辦了什么社團，師生新發表了哪些文章，都是高校檔案管理部門需要記錄的內容。高校內每時每刻都會出現大量需要整理的檔案信息。只有建立高效完善的檔案信息平臺，將檔案管理工作不斷的數字化，才能夠做到對于檔案管理工作快速高效地完成。因此，要加大資金投入，適時地進行檔案管理設備的更新，提高網絡管理的水平，不斷引進相關的數字化、信息化人才，才能夠實現數字化檔案管理的要求。

三、結論

教育是國家發展、民族復興的根本大業。高校檔案管理工作對于國家和社會來講也有著不可替代的作用。因此將高校檔案管理工作發展地更加現代化與信息化，建設地更加符合新時代發展要求是高校發展必須面對的問題。面對學生越來越多，管理工作越來越復雜的新形勢，高校應該積極利用現代網絡平臺與科學技術，采取新的思路，為檔案管理工作開創更加全面便捷的新局面。

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