淺談企業采購成本控制的方法與影響因素

傳統的企業采購成本控制方法研究歷史悠久，以為采購就是用最少的錢買最好的商品或材料。然而采購方法手續繁瑣，效率低下，既對企業費用控制不利，又因為手續繁多產生不便。采購整個流程的權利都在采購管理人員手中，其他部門不能起到參與和監督采購成本控制的作用。在采購過程中只是片面追求價格的降低，很少考慮產品的質量，企業的庫存，生產的計劃等一系列相關因素。從不考慮企業長遠目標和整體效益，所以沒有任何戰略化思想，早被時代擯棄。

隨著時代的發展進步，采購成本控制方法也從傳統發展到了現代。企業已經意識到在產品采購過程中，要關注整個供應鏈上供應商、研發部、采購部、生產部、營銷部等各部門的責任。在各部門通力合作中，追求供應鏈效益的最大化。

現代的企業采購成本控制方法最大的特點就是有了戰略化思維，在充分把握企業內外部資源的平衡后，實現采購總成本的最優化。

信息化就是利用信息技術手段，獲取企業所需物資的一種采購方式，通過信息化手段來進行采購活動，實現了時間與空間的一致，使得采購活動更加快捷和透明。例如ERP就是一款物流、人力資源、財務資源、信息資源集成一體化的企業管理辦公軟件。中小企業在與大企業進行競爭時處于劣勢，信息化程度不高，技術人員匱乏，因為資金投入等因素，電子化采購不被重視。但從中小企業長遠發展來看，應該不被眼前投入遮住長遠目光，要讓中小企業的信息管理系統真正成為企業發展的優良平臺。

總之，企業采購控制的方法歷經傳統、現代和信息化三個階段，方法不斷優化，對于企業采購成本的控制效果不斷加強。隨著時代進步科技發展，舊方法不斷被擯棄淘汰，新方法應運而生。

企業采購成本控制的影響因素可歸納以下四點，它們共同作用，影響企業采購成本。

企業采購內控制度

內部控制是提高企業管理效率，強化管理質量的重要手段，內控制度是在企業內部織成一道疏而不漏的控制大網。我國中小企業中，內部控制制度仍然缺乏科學性與連貫性。很多制度是一片空白，加重了管理的混亂。在采購環節，內控制度起碼應該包括請購與審批、供應商管理、實施采購、貨物驗收入庫和領用以及付款管理等幾個環節的控制。而每一個方面都要做到職責明確、考評嚴格、不相容職務崗位相分離，每一個環節環環相扣，任何一個環節控制不好，都可能造成采購失誤。有些企業出現內控制度讓位于業務發展，有些企業偏重于事后控制，忽略事前的預防控制，使得內控制度失去效力。有的企業只注重硬件的管理控制，對于人員素質，電子信息化則忽略，致使其發揮不出應有的作用。

企業內部控制制度涉及到企業管理的方方面面，但大多數中小企業主不愿耗費經費在這些瑣碎的規范要求上，有的企業制定了也是空白文件，操作性不強，有的甚至以為內控制度就是財務部門一個部門的事。這些都導致企業無章可循或執行隨意性大。

企業采購流程

采購是一個過程，采購流程就是把最優的工作步驟、工作事項及責任人等關鍵因素寫入規范性條例并在企業內部執行的過程。從第一步的物料需求計劃到第二步的采購必要預算再到第三步的選擇供應商最后到招標比對確定中標供應商并下單和運輸到廠。這一系列的過程，總體的采購流程設計是采購控制中重要的一環，其設計要考慮采購活動中的每一個環節，每個環節都要有嚴格的程序手續，對人員制度進行定崗定責，提高采購效率降低采購風險。然而相當多的中小企業采購業務流程不清晰，采購過程混亂，出現“多頭采購”、“重復采購”、“自行采購”等現象，所以企業采購流程的優化就是對現有工作流程進行梳理完善，減少環節合并步驟調整順序，達到減低成本實現科學管理的目標。

企業采購計劃

采購計劃是整個采購活動的起點，由企業物資需求部門制定，是物資采購的依據，對整個采購活動起著至關重要的作用，因此制定采購計劃必須對企業內外環境進行全盤分析，集思廣益集體獻策，主導制定計劃的人員必須是一名對企業的生產、采購都有著豐富經驗和極強能力的復合型人才。在制定計劃時，要考慮到年度銷售計劃、生產計劃、物料需求計劃、存貨及生產效率、采購環境等影響因素。

采購計劃如果制定的過于復雜，就會延誤采購商機，增加采購成本，給公司帶來諸多不便，使企業整體效率降低，而且不適應市場化競爭化的環境，所以必須簡化采購流程，減少耽擱延誤時間。采購計劃量不足，會使得計劃無法正常運行，造成設備和資源的浪費。采購計劃量過剩，會大大增加儲存成本。

企業采購預算規劃

企業對采購成本要進行全面估計和預測，對資金進行事先統籌規劃，制定采購預算規劃。尤其中小企業業務范圍和經營規模越大，預算規劃就越重要。采購行為全面納入預算管理體系，嚴格控制預算外采購。應該根據使用部門的采購預算申請單，經有關監督部門逐一審核后，交予采購部門進行編制，最后上報給企業高層審批。企業一定要加強預算規劃管理，明確規劃內容程序，詳細規定預算內容。因為采購預算規劃可以檢測和控制采購資金的使用，對資金進行合理配置，提高資金使用效率，優化采購資源配置，達到控制采購供應成本的目的。

采購預算規劃是企業經營預算的重要組成部分，在編制時，要充分考慮物料價格、市場情況、匯率變動等因素，在實施過程中根據變化適時調整。企業應該通過采購管理制度設計一套完整健全的預算規劃，并針對執行過程中的變化進行調整，使得企業采購預算規劃更符合實際。

作者簡介：曹永年（1985年2月-），女，安徽合肥人，研究生，碩士，講師，主要從事會計、金融專業的教學與研究。