淺談商貿企業預付卡的內部控制及財稅處理

林久生

摘 要：本文針對單用途預付卡發行和使用中存在的突出問題，從審批備案、資金管理、發行銷售環節的流程設計、內部控制及銷售后的賬務處理、發票開具和稅務處理等方面進行了詳細論述，針對性、適用性及可操作性很強，對商貿企業加強預付卡的管理有很好的借鑒作用。

關鍵詞：預付卡;資金管理及內部控制;會計及稅務處理

一、引言

單用途預付卡是由發卡單位發行的，只在本單位或加盟商戶購買商品或服務的一種預付卡，廣泛用于綜合商場、超市、餐飲、住宿、健身娛樂、美容理發和居民服務等行業。對于發卡企業緩解資金壓力、穩定客源、促進銷售和快速擴大經營規模起到非常積極的作用。同時也給廣大消費者帶來很多的優惠和便利，總之預付卡的使用極大地促進了社會主義商品經濟發展，但在發行和使用過程中還存在以下問題：（1）發行過量，并擠占挪用預付卡資金，財務風險大，造成購卡人不能及時足額使用，損害了廣大消費者的利益;（2）管理不善，內控不嚴，賬目不清，預付卡資金不能及時足額入賬，存在貪污失盜的風險;（3）會計核算不符合國家財經法規的要求，發票開具，稅務處理不符合稅法規定，存在稅收風險。針對上述問題，根據國家的政策法規結合自己多年的工作實踐做一下探討。

二、預付卡發行及資金管理

1.發卡企業首先應向其機構所在地的商務部門備案。

2.發卡企業應確定一家商業銀行賬戶作為資金存管賬戶，預收資金全額存入該賬戶，?？顚Ｓ?。專項資金存管比例不低于上一季度預收資金余額的20%。

3.發卡企業單張預付卡的限額不得超過5000元。

4.發卡企業預收資金余額不得超過其上一年度營業收入的40%，超過后應暫停銷售預付卡。

5.發卡企業應對預付卡資金進行嚴格管理，預收資金只能用于企業的正常經營活動，嚴禁挪用資金用于與企業經營無關的業務，絕不能用于房地產、股權和證劵等投資，更不能用于借貸行為。

6.發卡企業應定期組織召開資金調度會或資金安全檢查，對預付卡資金的使用、結存情況進行綜合分析，發現異常情況，及時采取措施妥善處理，避免資金冗余或資金鏈斷裂。

7.發卡企業自身應加強對預付卡資金的風險管理，設定企業的風險容量和容限，定期進行風險評估，及時采取風險應對措施，絕對不能發生預付卡不能兌付的事情，增強企業信譽，維護社會公平和安定。

三、發卡流程及內部控制

1.發卡企業應建立與發行單用途卡規模相適應的業務處理系統，確保預付卡的充值、銷售、刷卡使用、退還，充磁、修復等順利進行，確保預付卡系統安全平穩運行。

2.根據不相容崗位相分離的原則，充卡人、售卡人、退卡人、收銀員、記賬員和系統維護人員應分別由專人負責，各負其責，互相制衡。

3.系統主管人員分別設定上述人員在購物卡系統的權限和業務范圍，相關人員只能在各自的權限和業務范圍內開展工作。

4.發卡企業應安排專職會計負責預付卡充值業務，設有專門的充值密碼，企業財務總監定期設定充值限額，充卡人員在限額以內，根據銷售情況確定充值金額，確保預付卡金額既能滿足銷售需要，又不能庫存過大帶來安全隱患。

5.企業設專門的售卡人員，每人都有專門的售卡密碼，售卡人員根據預付卡銷售狀況提前從充卡會計領取備用卡，填寫預付卡領用單。見表1。

? 6.售卡人員在售卡時應填寫預付卡銷售明細表，并由顧客簽名確認，所收現金當天存入指定銀行，當班末了登記售卡明細賬并盤點，做到賬卡相符，賬款相符。明細表如下。

7.充卡會計每天登記充卡、發放、銷售臺賬，定期核對售卡人員銷售及庫存狀況，檢查售卡資金是否及時存入預付卡指定賬戶，賬卡金額是否相符，庫存額度是否恰當，據此編制記賬憑證，計入公司預付卡賬戶，并編制購物卡充值領用銷售及庫存報表。見下表3。

8.收銀會計每天核算預付卡消費使用狀況，編制記賬憑證，計入相關明細賬戶。

9.財務主管每月底核對系統充值金額是否與賬面記錄相符，銷售金額是否都進入公司指定賬戶，庫存金額是否正確，返利是否恰當，本企業及加盟商戶預付卡消費情況核算是否正確，有沒有舞弊行為，賬務處理是否符合國家規定，據此編制匯總記賬憑證，登記預付卡充值、銷售及庫存總賬。

10.財務總監定期組織檢查預付卡的發卡流程及內部控制是否得到有效執行，并評估系統是否存在安全隱患，以便及時采取措施，確保預付卡的發行及資金安全。

四、會計及稅務處理

1.發卡企業

（1）發卡企業銷售預付卡時，給客戶開具編碼為“未發生銷售行為的不征稅項目”下設的601“預付卡銷售和充值”的增值稅普通發票。發卡企業進行以下賬務處理：

借：銀行存款（或現金）

貸：預收賬款-預付卡

返利時，

借：營業費用

貸：預收賬款-預付卡

（2）客戶持卡到發卡企業購物或接受服務時，發卡企業應根據銷售清單做以下財務處理：

借：預收賬款-預付卡

貸：主營業務收入

銷項稅額

借：主營業務成本

貸：庫存商品

銷項稅額按所購商品或接受服務的適用稅率分別計算，分類申報，不再給客戶開具發票。

（3）客戶持卡到加盟商戶購物時，應根據消費明細，做以下賬務處理：

借：預收賬款-預付卡

貸：其他應付款-xx商戶

（4）與加盟商戶結算款項并收取手續費時，應取得加盟商戶開具的在備注欄注明“收到預付卡結算款”的增值稅普通發票，發卡企業作為銷售預付卡收到資金不繳納增值稅的憑證，留存備查，并做以下賬務處理：

借：其他應付款-xx商戶

貸：其他業務收入-手續費

貸：銷項稅額

貸：銀行存款 （或現金）

同時發卡企業應給加盟商戶開具6%的經紀代理服務業增值稅專用或普通發票。

2.加盟商戶

（1）客戶持卡購買商品和服務時，加盟商戶不再開具發票，憑消費清單做以下賬務處理：

借：應收賬款-預付卡

貸：主營業務收入

貸：銷項稅額

借：主營業務成本

貸：庫存商品

（2）與發卡企業結算款項并支付手續費時，應向發卡企業開具增值稅普通發票，在備注欄寫上收到預付卡結算款，同時取得手續費的增值稅專用發票，并做以下賬務處理：

借：銀行存款（或現金）

借：營業費用

借：進項稅額

貸：應收賬款-預付卡

3.購卡企業

購卡企業只能在購卡時取得增值稅普通發票，在消費環節不允許再次取得發票，購卡企業可根據處置預付卡的不同情況進行如下處理：

（1）購卡贈送客戶，憑發票和客戶清單做以下處理：

借：管理費用-招待費

貸：銀行存款

（2）購卡作為促銷方式贈送給消費者，憑發票和買贈清單做營業費用處理：

借：營業費用-促銷費

貸：銀行存款

（3）購卡作為福利發放給員工，憑發票和員工名單做以下處理：

借：應付職工薪酬-福利費

貸：銀行存款

（4）購卡自己消費

企業為了方便業務，購買預付卡自己使用，這種情況在購卡環節不能憑借發票直接稅前扣除而應在消費環節根據其實際用途計入管理費用、營業費用、生產成本、制造費用等科目：

購入時：

借：預付賬款-預付卡 ? xxx元

貸：銀行存款 ? ? ? ? ? xxx元

消費時根據實際用途：

借：管理費用（營業費用、制造費用或生產成本）xxx元

貸：預付賬款-預付卡 ? ? ? ? xxx元

五、結論

本文全面詳細論述了預付卡的發行規定及資金管理、企業發行流程及各個環節的內部控制，發卡企業、加盟商戶和購卡企業如何進行財務處理、發票開具、稅務處理等，對于企業規范預付卡管理，堵塞漏洞，規避資金風險及財務稅收風險起到很好的借鑒作用。

參考文獻：

[1]《單用途商業預付卡管理辦法（試行）》商務部.

[2]《國家稅務總局公告2016第53號》.

[3]崔純塏，張秀蓮.《預付卡稅前扣除要跳出兩個盲點》[N].中國稅務報，2017年8月11日.