信息化時代背景下醫院檔案管理的創新研究

彭婧榮

【摘要】隨著信息的發展，在醫院檔案工作中，運用了大量的信息技術，轉變了檔案管理的傳統模式，提高了檔案管理的工作效率，并且有利于檔案的查詢和保存。與傳統的檔案管理不同，當代醫院的檔案管理涉及的內容更多，因此，在信息化的背景下，醫院檔案管理應該積極尋求創新，提高檔案管理的水平，為醫院其他管理工作提供保障。本文分析了在信息化時代下，醫院檔案管理：工作的現狀并針對存在的問題，提出了創新醫院檔案管理的策略。

【關鍵詞】信息化時代背景;醫院檔案管理;創新研究

一、 信息化時代背景下醫院檔案管理的重要性

（一）加強院史檔案的宣傳，有利于激發醫院職工工作熱情，增強醫院發展內動力！

加強醫院檔案如《院志》及醫院黨群、行政方面的管理和宣傳，將醫院發展史上的重大事項以院史展覽室（榮譽室）、圖片展板、VCD解說片、畫冊等形式加以宣傳展覽，讓職工了解醫院興衰發展的歷史，增強發展信心，增強責任感，為醫院精神文明建設與醫院文化建設增添新的內容。云陽縣人民醫院于2020年就依托80周年院慶活動載體，采取了以上形式對醫院發展史等檔案加以宣傳，進- 步激發了職工的工作熱情，從而增強醫院科學發展的內動力。2013年錄制的《云陽縣人民醫院鞏固市級文明單位創建成果專題片》、2018年錄制的《云陽縣人民醫院二甲復審專題片》、2019年5月錄制的《至善生命譜寫健康新篇--云陽縣人民醫院發展歷程宣傳短片》等，這些具有歷史價值的紀錄片，展現了醫院全面發展的新歷程，展現了云陽縣人民醫院職工奮發向上的昂揚激情與嶄新的精神面貌，激勵著全院職工繼續開拓創新，抓鐵有痕，踏石留印，奮發有為，為創建國家三級甲等醫院、建成區域醫療中心增添不懈動力。

（二）加強文書檔案的分析，促進醫院決策的科學化與系統化

醫院檔案特別是黨群決策性文書、醫院歷次改革等方面檔案，為醫院現代化管理提供了可靠依據，有利于醫院管理決策的科學化、系統化，能促進醫療技術水平和服務質量的不斷提高，進一步提高醫院的競爭力。以云陽縣人民醫院為例，在探索新醫改過程中，醫院檔案管理人員為院部提供大量涉及醫院歷次改革的原始檔案，并起草總結分析報告，為院部在科學決策時提供了可靠依據。? 院部依據檔案分析報告，探索出“以培育重點?？坪吞厣珜？脐犖闉楹诵?，以學科建設為中心，以科研教學為創新力 ”的發展戰略，并確定了醫院建設國家三級甲等醫院、建成區域性醫療中心的發展目標。這些科學決策，使醫院加快了科學發展步伐，提高了在區縣醫院中的影響力。。

（三）加強科研檔案的利用，有利于醫學科研成果的開發、推廣和應用，更好地為病人服務

要加快醫院科研進程。取得更多的科研成果，就必須要掌握大量充分可靠的醫學資料，這些醫學資料，來源于醫院原有的科研項目檔案、臨床開展新技術新項目的統計分析等方面的檔案內容，然后通過學術交流、論證后，更好的推廣、運用于臨床，能讓醫務人員在科研活動中吸取前人經驗，少走彎路，節省人力、物力、財力，進一步提高醫療質量與醫療技術。對調整各項技術指標，開展新業務、新技術中提供真實、準確、科學的依據。更好為病人服務。近三年來，我院獲得國家實用新型發明專利12項，引進開展新技術新項目300余項，市級臨床重點?？?個，重慶市區域醫療重點學科2個，縣級臨床重點?？?個，全院發表科研論文研論文200余篇，中文核心期刊、統計源期刊論文60余篇。市級科研成果3項，縣級科技等獎8項。這些科研成果的取得，離不開醫院加強檔案管理規范化的重要作用，提高了醫院的醫療技術水平，讓病人得到更有效的治療。

（四）加強病歷檔案、設施設備檔案的管理，有利于維護醫患雙方利益，減少醫療糾紛，確保醫院穩定發展;有利于排查醫院安全隱患。

病歷檔案是醫療活動中維護醫患雙方利益的法律依據。加強病歷檔案的管理，規范簽收、裝訂、整理、歸檔、檢查保管、索引登記、編目、錄入、保密、儲存及借閱等工作，對于處理醫療糾紛、減少醫鬧、保證醫院穩定的工作秩序具有不可替代的作用。以往年為例，該院在解決醫鬧事件中， 患方不走法律程序，無理取鬧素要巨額賠款之時，醫院以正當法律程序，要求患方通過正當途徑，通過上級專家對病歷檔案的簽定，確認醫院有無過錯，最終讓患方理解并配合調解，停止醫閑，恢復醫院正常的醫療秩序。

加強醫院設施設備的檔案管理，掌據醫療設施設備的使用性能，加強使用率的分析，能更有效的保證醫療設備的利用效果，確?；颊咴诮邮茚t療服務中的安全性和準確性。在醫院基礎建設檔案管理方面，對基本建設、施工、到竣工工作形成? 檔案分析等系列檔案資料，能保證維修、改造、重建不受影響和損失。

二、醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題

隨著信息化社會的發展，醫院也在檔案管理上采取了措施，將信息化技術運用到檔案管理中，并獲得了較好的效果。目前， 醫院檔案的原始資料多，檔案的來源多樣，因此，在檔案管理工作中仍然存在著眾多的不足之處：

（一）管理技術落后，硬件設施老化?，F代醫院檔案管理對網絡技術和設備具有極大的依賴性，當網絡出現異?；蛘甙l生故障時，就會極大影響檔案資源的開發和利用。因此，要加強對檔案的管理工作，醫院檔案管理不僅僅拘泥于手工操作和相關人工分類操作，隨之引進現代化管理軟件以完善各項檔案管理運行機制。及時進行備份，防止檔案的丟失，避免影響醫院其它管理工作的開展。

（二）重視程度不夠，專業人才緊缺。醫院檔案管理工作中涵蓋著大量的原始材料，數據信息量大，很多醫院對檔案管理的重視不足，管理人員缺乏有效的管理意識。醫院領導通常情況下均會將注意力放在醫院硬件建設和硬件發展之上，醫院檔案建設工作被嚴重忽略。醫院檔案管理人員群體以醫院行政人員為主，學歷較低，專業知識水平有待提升、管理水平局限。大多數以兼職形式產生。具體的科室部門之間分工不明確，不能及時進行信息的交流，難以實現信息共享。

（三）收集不及時，歸檔不科學。醫院辦公室檔案主要分為臨床科室文書內容和后勤部文書內容以及外單位文書內容等，檔案管理人員較為匱乏，醫院臨床不同類型人員檔案收集不及時，有時檔案書寫過程中也會滋生諸多弊病。

三、信息化時代下創新醫院檔案管理的措施

信息化建設的發展有利于推進我國現代化建設的發展，在信息化時代下，加強檔案的管理水平，就要不斷創新醫院的檔案管理方式和方法。

（一）聚焦檔案管理重要性的認識

在醫院的現代化管理中，需要依據檔案的綜合管理工作，促進各項工作的開展。比如人力資源的調配工作、醫院領導在制定重大的決策時，提高決策的科學性，都會參考有關的檔案資料。因此，要更新醫院領導的檔案管理觀念，逐漸轉變傳統的檔案管理理念，減少人力的投入，更多地依賴于信息技術和網絡技術，提高檔案管理的自動化水平。更新醫院領導檔案管理觀念，才能強化對檔案管理人員業務水平培養，提高他們的管理意識，使醫院檔案管理工作可以實現創新發展。

（二）聚焦推動網絡設備建設

醫院檔案管理的優化應積極突破傳統管理模式的束縛，不斷完善醫院信息化建設，對檔案管理信息化建設做出進一步優化。重點主要涉及到專題分類、網絡建設，以及流程簡化等方面的內容，醫院應注重自動化辦公系統建設。對于檔案信息管理來講，若能夠將醫院各項工作產生的檔案信息都恰當的記錄到同一個系統當中。目前，很多醫院相維建立了微機局域網，既為信息的交流提供保障，又實現打印、掃描的功能，從而進一步實現信息的輸出為人們所利用。微機不僅大幅度減輕管理人員的工作負擔，也能夠確保各項管理措施的高效、有序落實。同時，通過對電子文件歸檔、管理流程做出進一步規范，也能夠充分保障具有較高價值的檔案可以得到完整保存，以此來推動醫院檔案管理工作向數字化、系統化，以及信息化方向發展。

（三）聚焦檔案立卷管理工作

立卷管理工作要逐漸形成科學完善的循環系統。一方面， 涉及到檔案信息資源的源頭儲備立卷管理，應對檔案信息資源立卷質量進行實時把關，以此來促進檔案歸檔資料利用價值的提升。對已完成搜集匯總的檔案應做出科學完善的立卷管理，是歸檔工作可用性、完整性的有力保障。另一方面，源頭立卷管理工作的加強，不僅需要檔案管理部門的重視，更是需要醫院各個科室之間的相互協調與配合，以此來促進相關工作人員責任心、積極性的不斷提升，并將每個科室在檔案立卷管理方面做出努力的相關人員，納入年終考核，對做出突出貢獻的部門、科室給了相應的精神、物質獎勵。只有這樣才能夠為醫院及病員提供及時、全面的信息資源。

（四）聚焦檔案知識宣傳力度

檔案的建立和管理要依據相關的法律標準，醫院要嚴格按照對應的法律法規，對全體人員進行檔案宣傳教育，使全體人員認識到檔案管理的重要性。另外，醫院要重點發展檔案管理工作，將其作為醫院規劃的重點任務，并且要完善檔案管理人員的薪酬制度，加大檔案管理的投入，推動檔案管理工作的有效運行。

（五）聚焦紙質檔案與電子檔案互補存檔

面對快速發展的信息時代，日前我院己大膽實踐將電子病歷系統融合并正式運行，OA 辦公系統也開始運行，將電子檔案與紙質檔案互補有檔，這是我院加快信息化建設的積極探索，為醫院現代化檔案管理奠定了堅實的基礎，目前需要進步加強醫院電子檔案的規范管理，這樣才能更好地發揮醫院檔案的作用，提高醫院檔案的利用率，更好地為醫院科學發展、保障基層人民健康服務。

結語：

綜上所述，在醫院的管理中，傳統死板、單一的管理模式已經無法適應新時期醫院檔案管理的實際需求，但是檔案管理工作的重要性越來越突顯。目前，我國在檔案管理工作上還存在著一些不足之處， 管理人員的素質不高、檔案管理意識不足，信息化建設落后等，因此要加大對這方面的管理力度，促進醫院的長效發展，進而提高我國醫院的競爭優勢，為我國社會主義建設作出一定的貢獻。

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