醫學研究所科研檔案管理創新策略

吳城，唐煥英，于全美

1. 天津醫科大學總醫院神經病學研究所，天津 300052；2. 天津中醫藥大學第一附屬醫院醫務處，天津 300000

隨著世界的快速發展，醫學研究也日益增多，促使在不同時期中，出現大量醫學科學數據，這些科學數據的水平成為衡量科學研究的真正標準，具有較高的保存價值，故設立專門的資料檔案管理部門。而加強科學檔案管理可以使研究者更便捷地獲取數據，通過對傳統研究方式開展論證與借鑒，切實提升現代醫療水平[1]。然而，目前醫學研究院的科研文件管理存在一些問題，許多醫療數據分散且缺乏集中管理，并且檔案管理工作缺少信息技術的支持，給研究者尋找和使用有價值數據帶來了困難。因此，現代醫學研究院必須高度重視科技檔案管理，并不斷進行改革，制定創新機制，建立專門的檔案管理機構，確保檔案管理的有效性、安全性和完整性，進而保證檔案資料的保存價值得以發揮。

1 醫學研究所中科研檔案存在的特征

醫學研究院的職責包括開發醫療技術、驗證臨床技術以及進行試驗等。隨著醫療科技的不斷革新，這必然會產生大量的科學數據。在這個過程中，醫學研究的文件管理也有著獨特的特點，主要體現在以下幾個方面。

1.1 科研檔案時間久遠和數量多、專業性鮮明

醫學研究所進行的科學研究是一項復雜的工作，通常需要數個月甚至數年的時間。研究涉及領域較多，涉及面也廣泛，且內容研究深入。因此，醫學研究司的檔案呈現時間久遠和數量較多的特點。此外，醫療科學研究文件具有高度專業化的特點。研究團隊在進行文件管理時，需要進行分類和編號，以防止文件的丟失[2-3]。并且在對醫療科技文件進行分類時，需要確保各個專業的獨立性和主題的完整性，以此為后續查找和應用檔案提供便利，提高檔案管理工作的整體效果和效率。

1.2 涉及較多學科與項目主體

醫學研究所的工作特點決定了需要涵蓋廣泛的領域，并與其他部門協作的項目，其檔案會更加復雜。目前，醫療研究進行時開始不斷使用各種創新科技，但是在檔案管理方面，不能為了使用新技術而放棄過去的科研數據和結果等方面的方案，故此從醫療科學研究檔案的特點來看，文件中包含了許多復雜的內容，還涉及許多科技應用。因此，現代醫學研究院的科學研究檔案管理工作呈現涉及較多學科與項目主體的特點，且該工作是非常必要的，并需要不斷進行革新[4]。

2 醫學研究所中管理科研檔案工作出現的問題

在現代醫學研究院的發展和建設過程中，存在一系列問題。其中，管理部門的管理者普遍存在只注重研發而忽視管理的現象，對科研檔案數據的管理工作缺乏足夠的關注，并且在人力和財力方面的投入不足[5-6]。此外，在科學研究過程中，最常見的問題之一是文件的分類和歸檔混亂、資料不全等問題，導致后續科研檔案管理與使用比較困難。

2.1 醫學科研檔案開發利用率不足

目前，我國的醫療科技檔案管理人員普遍存在重視但不重視使用的問題。因此，有關科研檔案數據的整理和搜集還不夠充分。此外，工作人員的服務手段也無法很好地滿足相關人員的需求，導致經濟和社會效益無法得到充分利用。目前的醫療機構大部分項目數據都是原始數據，在實驗結束后保存就不會再起用。就算是可以查詢，也是只有部分工作者能查閱和使用，缺少有效開發利用，不能有效服務于科研以及臨床和教學中。

2.2 真實性、客觀性和可靠性不足

當前，我國科學院科技文獻資料工作存在一些問題，如真實性、客觀性和資料可信度較低等方面。首先，原始數據的保護標準和嚴格程度不夠，研究的背景數據缺乏詳細描述；研究數據的不完備性會影響數據的可靠性，同時需要更多技術細節解釋，更好地強調關鍵內容。在一些醫學技術指南中，存在研究人員主觀看法和數據信息被更改的問題，同時對各種載體上的試驗結果的保存也存在不足[7]。其次，學術文檔的劃分不明確，主要表現為材料內容沒有進行完整劃分，立卷方法缺乏統一格式，整個檔案缺乏科學性和合理性，存在不規范的現象較多，導致這些數據文獻在研究人員中缺乏可借鑒的價值[8]。

2.3 科研檔案管理缺少信息化技術的支持

隨著網絡科技的迅猛發展，電子信息科技已廣泛應用于各個領域。然而，醫療機構在科研文件管理方面的信息化建設仍不夠完善。一些科研文件的處理仍依賴于人工和計算機輸入相結合的方式，無法滿足完全數字化的需求，從而限制了信息科技的發揮[9]。另外醫學研究所在科研檔案管理工作者培訓方面也沒有做到位，整體工作效率不高。

2.4 醫學科研檔案較為分散，缺乏集中性

醫療科學研究是一個逐步進行的過程，從最初的研究到最終的成果，需要耗費相當長的時間。在這個過程中，會積累大量的數據，這些原始資料中包含許多核心基礎數據。但這些資源一般分散在各個部門中，例如，大部分實驗數據都存放在研究人員的計算機中。由于許多醫療機構缺乏對這些數據的有效管理，這些數據沒有及時被收集起來，導致研究數據分散在不同的部門體系中，一旦發生意外，會造成損失。

2.5 醫學科研中的檔案資料保留時間較長

在醫療研究中，醫療數據的保存時間較長，保存過程中還會產生其他種類的數據，導致數據的保管和管理存在重復存儲的問題。一些沒有太大價值的數據長期也被存儲在檔案中，占據檔案管理的空間和數量。當以后檢索和使用數據時，研究人員難以在龐大的數據信息中識別，提取有效數據，降低檔案資料的使用效果。同時，檔案管理問題也影響了醫學研究者的研究工作進行程度。

3 創新醫學研究所中科研檔案管理的措施

3.1 重視完善檔案管理制度的建立

為了確保醫療機構的科檔案管理工作的重要性，需要設立專門的科檔案室，同時安排相應人員進行管理。之后對該部門制定相應的管理制度，保證其對檔案進行有效的管理。同時，醫療研究院的其他部門也應該協助科研檔案管理員，共同做好檔案的管理工作。在這個過程中，要確保相關的法律法規得到執行，制定適合自身科學研究檔案的管理辦法。對檔案進行搜集、整理和歸類[10-12]。做好有價值的醫療研究數據保存工作，減少數據丟失等完整性與安全性問題的出現，防止文件信息的泄漏，發揮檔案管理的作用。

3.2 加強科研項目檔案管理的監督力度

在現代醫學研究院發展的過程中，監督部門要在醫療計劃的評估、審核和報告等方面扮演著重要的角色。也要重視監督部門對于檔案管理的影響，保證各類文件的審查結果。同時監督檔案管理各項步驟的落實情況。如在對檔案整理歸檔之后，要在鑒定結束后簽字并加蓋研究院印章。如果項目材料不完整或客觀數據信息失真，將無法進行驗收和歸檔。同時，為了保證檔案管理的效果，將員工的工作表現與年終評獎評優聯系，提升檔案管理人員的忠實程度，進而減少工作疏失致使檔案丟失等問題出現。比如，在年終總結的過程中，對于因工作疏忽導致文件遺失的情況剝奪年度終評優資格。在嚴重情況下，將評定為不合格。通過這樣的方式，激發員工的重視程度，進而保證檔案管理的效果。

3.3 重視科研檔案立卷歸檔要求的落實

對于醫學研究所而言，在對各種載體數據進行立卷存檔的過程中，需要確保文檔的形成規則與數據之間的關聯，以保證文檔數據的保護價值，可以真實地反映研究者的研究進程，還要重視檢索和使用等便利性的體現[13]。而且為了保證檔案歸檔范圍的合理性，要成立相應的課題管理小組，制定相應的立卷歸檔要求，按照要求，完成管理工作，確保歸檔的及時性。與此同時，檔案室的工作人員要積極開展歸檔指導工作，推動立卷歸檔的制度化形成，為后續檔案管理工作的開展起到示范作用。同時，檔案管理人員要對醫學研究之中的數據文檔進行劃分，分為永久保存、長期保存和短期保存等。其中國家級的研究項目涉及的數據為永久管理；省級項目數目為長期管理，規定管理時間在16 年以上。而對于一些有價值的文件，如果在較短時期內或者是市級醫療研究計劃中，需要進行短期管理，保存期限不能超過15 年。

3.4 加強檔案資料的保管利用程度

醫學研究文件具有極高的使用價值，因此需要設立專門的倉庫來進行有效管理。該倉庫必須配備防濕、防盜竊和耐高溫的設備，以確保文件的安全性和完整性。同時，檔案管理者需要對文件進行科學合理的分類，并按照序號進行排序，以方便查詢。對于保存時間已過期的文件，要上交其他部門和專家進行評估，結合評估就夠，確定文檔是銷毀還是繼續保留。當銷毀價值較低或者保存時間已過的文檔時，至少要有兩名及以上的人員負責和監督，并由銷毀人和核準人在承諾書上簽名確認[14-15]。與此同時，為了提高電子科技檔案的保存水平，需要將其信息化，并使其成為電子數據的檔案?？梢岳秒娔X光盤等設備，對文件掃描件進行高效管理，確保與文件數據一致。隨著時代發展，大部分電子文件采用存儲模式，可以存儲在硬盤、CD-ROM 等介質上，也可以存儲在云的互聯網上，方便研究人員進行高效檢索和使用[16]。

3.5 充分管理制度的作用

高質量的醫療科學研究檔案對于醫療科學研究人員的科學研究至關重要。因此，在科研檔案管理過程中，必須與科學的管理方法相結合，將檔案數據管理與課題管理、項目計劃管理和成果管理等有機地融合，以實現統一的管理，確保檔案數據的完整和有效，并對各種類型的文件進行分類管理。同時，醫學研究機構中的檔案管理者需要詳細了解每個人關于檔案管理的工作崗位，并且掌握研究項目中涉及人員的崗位與制度，基于此，對各個研究項目或團隊的相關科學文件進行審核和分類，以確保及時進行分類管理[17]。

3.6 重視檔案信息化的建設

醫療科技文件管理改革與創新的核心目標是實現規范化、標準化、科學化和自動化，促使檔案管理質量明顯提升[18]。然而，在醫院研究所中的研究項目數據管理工作中，普遍存在著“重視管理而忽視使用”的問題，導致文檔資料在應用的過程中，出現資料丟失的問題。社會信息網絡的迅猛發展，醫療科技文件的應用與檔案管理等工作必須與時俱進。就要重視檔案管理信息化建設工作的開展，應充分發揮網絡信息技術的作用。為此，需要加大資金投入，確保硬件設施的建設和設備的配備，如計算機、掃描儀、光盤刻錄機和因特網設備等先進辦公設施。只有這樣，才能實現對電子醫療科研文件的高效采集和整理，并進行數字化和科學化的處理與存儲，逐步建立一個完善的科研檔案網絡管理體系。

3.7 加強服務意識，豐富服務形式

在醫療科技檔案管理中，服務意識是至關重要的?？萍紮n案管理的核心任務是為研究者提供服務，因此，服務水平直接影響著研究者的課題研究的進度與質量，還有結果等內容。因此，醫療機構的科學檔案管理者需要樹立良好的服務觀念。這時工作人員應從新時代發展的角度去剖析醫療科技檔案管理的原則、特征和需求，充分利用科技檔案管理所擁有的資源和信息優勢，為醫療研究提供更好的服務。同時，檔案管理者需要不斷更新自己的服務觀念，增強服務熱情和積極性，將原來的簡單、消極的服務模式轉變為更活躍、多元的檔案服務。另外，醫學研究院的科技檔案管理人員應拓展檔案管理工作的范圍、深度，以適應當今時代的發展，更好地滿足醫療科技的需求。

4 結語

在醫學研究所科研檔案管理中，加強科研檔案管理工作創新是為了滿足現代科研信息檔案管理的專業化需求，從而實現醫學科研檔案的充分開發與綜合利用，為醫學研究所開展各種科研活動提供有力支持。而這也就需要在實際科研檔案管理工作中，從科研人員到檔案管理人員都樹立良好創新意識，根據醫學科研檔案管理真實情況，提升醫學研究所科研檔案管理工作效率，保證科研檔案資料能夠得到有效保存，充分滿足醫學研究所技術創新需求。