“數智”為目標的數字檔案館迭代升級實踐
——以浙江省檔案館為例

李軼昶 林空/浙江省檔案館

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視數字化發展，作出了一系列重大部署，擘畫了數字中國建設的宏偉藍圖?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》明確：加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。

檔案數據化生存與數據檔案化管理日益明顯，檔案工作環境、內容、模式發生深刻調整，迫切要求檔案事業“數智化”蛻變。2020年，浙江省檔案館正式啟動省檔案數據中心建設項目，建設的主要內容包括檔案數據共享服務和檔案業務智慧治理兩方面，全面開啟以“數智”為目標的數字檔案館向檔案智能化管理系統的迭代升級。

1 目標定位

利用先進的計算機技術，加強系統集成、管理集成、技術集成，優化檔案接收征集、檔案資源管理、檔案開發利用等方面的工作流程，加強內部管理協同，促進檔案實體管理和檔案數據管理一體化、智能化，檔案業務流程自動化、可留痕。在檔案接收征集方面，加強檔案接收工作過程管理、檔案數字復制件質量檢測、實體入庫過程管理等工作的智能化；在檔案資源管理方面，加強全宗、目錄、涉密篩查等智能化；在檔案開發利用方面，優化調卷、自助查檔、外借審批、智能編研等應用。著力推動檔案工作與大數據、人工智能等新一代信息技術深度融合，實現檔案服務創新性變革，助力數字檔案館建設從“數字”向“數智”的目標邁進。

2 檔案智能化管理系統整體架構

迭代升級后的檔案智能化管理系統整體采用“3+2”的架構設計，“3”是前置接收子系統、長久保存子系統和數字檔案館子系統共行支撐檔案資源收管存用的全方位管理；“2”是檔案資源治理和檔案業務治理并重形成全新的檔案館管理體系。

2.1 系統平臺

2.1.1 前置接收子系統。前置接收子系統部署在館內政務外網，與部署在政務云上的接收系統進行對接，通過接口實現電子檔案的在線接收與移交，是電子檔案的“總收發室”。

2.1.2 長久保存子系統。長久保存子系統用于保存原始存檔信息包和數字檔案館系統中轉換為長期保存格式后形成的返回信息包，以ZIP包為管理單位進行長久保存管理，采用可信時間戳、數據保全、OFD 格式轉換等技術策略，優化數據監測、監管和保真功能，做到實時檢測、實時預警、實時保全，真正實現檔案資源的存、用分離。

2.1.3 數字檔案館子系統。數字檔案館子系統結合工作人員與查檔用戶長期使用的實際情況提出的意見建議，作了大量的適用性改造和優化，各項功能進一步滿足開展數字檔案資源移交、接收、整理、編目、審核、管理、保存、編研、利用、統計等工作的需要。

2.2 管理體系

2.2.1 檔案資源治理體系。為實現檔案實體管理和檔案數據管理一體化、智能化的目標，打造檔案資源治理體系。順應浙江省數字化改革的大趨勢，結合浙江省檔案館實際需求，既考慮傳統檔案數字化成果的管理利用問題，又充分考慮電子文件歸檔、電子檔案移交、接收、保存和共享利用的規定與流程，著力打造存量數字化和增量電子化并重的檔案資源治理體系。

2.2.2 檔案業務治理體系。為實現檔案業務流程自動化、可留痕的目標，打造檔案業務治理體系。以“定準核心業務—確定業務模塊—拆解業務單元—梳理業務事項—確定業務流程—明確協同關系—建立指標體系—匯總數據需求”為路徑，從梳理館內核心業務出發，逐層拆解到最具體最基本的單元，以各職能處室為主體，逐一明確業務流程的數據指標，實現事項的標準化、數字化。

3 迭代升級重點

3.1 檔案管理

3.1.1 新增AI輔助開放審核功能，采用NLP技術結合專家訓練和機器學習，探索AI輔助檔案開放審核核心算法引擎，從成熟的審核樣本中尋找規律，并運用這些規律對各類檔案的內容價值進行判斷，作為檔案人員審核的參考，在一定程度上統一開放審核標準，從而有效提高開放審核工作效率；開發正文拆分模塊，針對開放審核時認定全文中部分不能開放的內容，可以對全文進行拆分，生成新的全文進行開放，利用和導出時，可只導出可以開放的部分；開發復審理由記錄功能，工作人員可以記錄敏感詞庫和規則庫中不存在的詞條，并在人工審定后將規則和敏感詞增加到規則庫和敏感詞庫中；預警提醒功能也能同時對到期需要開放審核的館藏檔案進行開放審核提醒。

3.1.2 新增檔案多維分類管理功能，通過定義檔案數據標簽并對館藏檔案進行賦值標簽的操作，對館藏檔案添加自定義標簽進行分類，打破傳統數字檔案館檔案管理的固有模式，對復雜檔案數據資源進行簡易化統計、篩選、加工、沉淀，通過可視化線索分析精準定位，實現海量檔案數據資源的多維分類管理，為后續的工作提供更有力的支撐。

3.1.3 新增系統糾錯功能，工作人員或查檔用戶可以在日常的查檔用檔過程中發現錯誤，并上報錯誤，以便系統數據管理員對錯誤數據進行修改，不斷提高館藏檔案的數據質量。

3.2 檔案利用

3.2.1 優化全文搜索功能，在基于關鍵字搜索全文內容的基礎上新增音視頻檢索，采用人臉識別技術，在視頻檔案存儲過程中，檢測提取人臉，建立視頻人臉庫，支持“1vN”人臉庫信息檢測，關聯視頻所在事件文本信息，打破視頻文件傳統存儲模式，打造“視頻+音頻+文字+人臉+目錄”創新存儲模式，加速視頻文件內容的快速檢索利用。

3.2.2 新增檔案編研功能，采用NLP技術探索建設檔案智能檢索場景，形成檔案知識圖譜，建立檔案編研“中央廚房化”，初步探索檔案智能挖掘、檔案智能檢索、檔案智能關聯等檔案利用新模式，并支持多人同時在線編研。

3.3 檔案業務管理

3.3.1 新增流程管理功能，根據檔案資源管理收管存用的總體要求對檔案接收（含實體檔案接收、數字化成果接收、電子檔案接收等）、檔案開放審核、檔案查閱、館藏檔案數字化掃描、檔案修復、檔案數轉模、檔案征集編研、檔案展覽等核心業務流程進行拆解重組、逐項明確，每項流程均涵蓋任務制定、任務執行、任務完成等環節，形成閉環式管理，所有環節按需定制功能點，適應多部門、多應用、多業務場景的需求。

浙江省檔案館檔案智能化管理系統迭代升級明細表

3.3.2新增流程監控中心功能，記錄流程管理模塊中所有業務流程流轉的系統日志，并根據日志中記錄的返回狀態來實時監控各流程實例的全流程周期，包括待辦監控、隊列監控、消息監控、接口監控、緩存監控等，通過視圖可快速查看當前異常流程、告警信息，可供管理人員快速發現問題，定位問題，實現流程的執行全過程管理和監控。同時集成核心業務完成情況的統計及工作量統計的功能。

3.4 系統功能

優化用戶權限管理模式，以“用戶—角色”替代“用戶—模塊”權限控制方式。多年實踐經驗表明，檔案智能化管理系統中的用戶（主要指工作人員）數量眾多且工作崗位經常變動應該，這就增加了權限授權管理的難度，通過根據調研核心業務流程建立的《智能化管理系統模塊角色對應表》和《智能化管理系統權限分配表》，引入角色（與特定業務工作流程相關的一個功能模塊集合）這一中介，實現了用戶與功能模塊的邏輯分離，采用“用戶—角色”的權限控制方式。當用戶改變工作崗位時只需進行角色的撤銷和重新分配即可。采用這種權限控制方式的優勢在于，從系統管理員的視角來看，管理用戶對應的角色代替用戶對應的功能模塊，權限管理的壓力減??；從用戶視角來看，無需了解自己在系統所需使用的功能模塊，而只需要定位自己的業務流程中的角色，系統的學習成本降低。

4 創新思路

4.1 業務驅動倒逼數字檔案館管理體系重構

以館內核心業務流程重塑為基礎，從單向以檔案數字資源的收管存用驅動發展為“檔案資源+檔案業務”雙向驅動的檔案智能化管理模式，將傳統線下業務和以數字檔案館為載體的線上業務相結合，實現數字環境下檔案業務工作的流程自動化、可留痕。

4.2數據管理推動數字檔案館管理對象轉變

在館藏檔案高數字化率（突破90%）的基礎上，轉而關注館藏檔案的“數據化”工作。通過數字檔案資源的“數據化”，打破版式文檔、圖片、音頻、視頻等數字檔案資源格式對計算機理解檔案內容的限制，實現維度跨越與知識互通，實現檔案價值從數據向信息乃至知識的躍升。

4.3 技術賦能實現數字檔案館管理能力提升

將大數據、人工智能等信息技術應用在數字檔案資源建設中，推動檔案數據化與智能化之間緊密融合，檔案數據與智能技術相互嵌入。以AI輔助開放審核、輔助音視頻檔案管理利用，建設檔案編研“中央廚房化”、檔案多維分類管理等，實現檔案管理和利用層面的技術賦能與能力提升，充分延伸檔案價值空間。

5 下一步努力方向

5.1 持續加速檔案資源“數據化”進程

檔案智能化管理系統的核心在于云計算、大數據、人工智能等信息技術在數字檔案資源建設中的應用，數據化與智能化之間緊密融合，檔案數據與智能技術相互嵌入。前文所提到的場景諸如AI輔助開放審核、AI輔助音視頻檔案管理利用、檔案編研“中央廚房化”、檔案多維分類管理等很大程度上依賴于數字檔案資源“數據化”程度，可以說，數字檔案資源“數據化”的數量和質量決定了這些場景的應用前景。

5.2 持續提升檔案管理“智能化”水平

隨著現代信息技術的廣泛應用，檔案館從傳統的手工管理模式逐步走向數字化、智能化、智慧化，檔案服務也從被動接待走向主動提供和推送檔案信息的新境界。迭代升級后的檔案智能化管理系統將繼續通過自然語言處理、音頻轉譯、人臉識別等技術對館藏檔案數據進行聚合處理，實現檔案管理系統的互通融合、檔案信息資源的深度挖掘，全方位滿足用戶個性化、精準化、知識化的檔案利用需求。