新時代背景下醫院檔案管理的難點及解決方法探析

張杰

摘? 要：檔案管理工作是醫院管理工作中的一項重要內容，不僅可以為醫院文化建設提供信息支撐，還在醫院歷史數據分析、領導決策、目標考核、運營分析等方面發揮重要作用。在新時代背景下，傳統檔案管理模式已經無法適應醫院現代化管理模式的發展需要，急需采取相應的方法或措施加以改進，盡早解決醫院檔案管理中的難點和短板問題?；诖?，文章探討和分析了當前檔案管理中的難點問題，并提出了相應的解決方案，以供相關醫院參考借鑒。

關鍵詞：新時代；醫院檔案管理；難點；解決方法

中圖分類號：R197.32；G271文獻標識碼：A

檔案管理工作是醫院運營決策與穩定發展的重要基礎，不僅可以如實反映當前醫院的經營情況，還可以合理預測醫院未來發展的方向。在信息技術不斷發展進程中，醫院檔案管理模式從傳統紙質檔案管理逐步轉變為電子檔案管理模式。但是在該過程中，醫院檔案管理工作中還存在一定的問題和難點需要解決。醫院應不斷完善檔案管理模式，建立健全檔案管理制度，建設專業化的人才隊伍，從而為檔案管理工作的現代化、信息化、高效化提供重要支撐。

一、醫院檔案管理的特點和重要性

1.特點

第一，系統性。醫院檔案管理人員在對各部門、各項業務組織檔案信息收集過程中，需要按照檔案資料的類型、參考及利用價值開展分類存檔。在后續檔案調取借閱過程中，使用人員可以在檔案管理系統中利用檔案編號、名稱和關鍵詞等展開檢索，不僅可以提高醫院檔案管理效率，還可以增強檔案利用率。在醫院檔案管理過程中，相關工作人員應當提高對各類現代化技術及設備設施的利用率，以此凸顯檔案管理工作的系統化特點；第二，完整性。醫院檔案包含了歷史檔案、現階段的經營決策檔案和發展規劃檔案等，涉及多個領域及項目，具有完整性特點。在開展醫院檔案管理工作中，工作人員需要及時按照檔案價值推進分類裝訂工作，并按照編號歸檔，以此提高檔案的利用率。

2.重要性

醫院在實際經營發展過程中做好檔案管理工作具有以下作用：第一，有利于為醫院文化事業建設與發展提供數據支持。所謂醫院文化，主要是指醫院在長期發展進程中所形成的精神思想、文化品質和管理理念等。醫院可以據此制定工作行為管理規范、開展職業精神教育活動等，從而獲得全體職工認可，以此來保證醫院文化的傳承發展。醫院文化建設是借助檔案開展記錄工作的，做好檔案管理工作可以將醫院整個發展歷史進程做好詳細記錄，豐富醫院文化建設內容，為醫院良性發展提供支撐力；第二，做好檔案管理工作，有利于提高醫療技術水平及服務質量。醫院可以借助各類檔案資料分析當前管理工作中存在的問題，采取針對性措施加以解決。同時，還可以參照檔案資料對現有的醫療技術展開研究，從而提升醫院服務質量，為廣大人民群眾提供更為優質的醫療服務。

二、新時代背景下醫院檔案管理的難點

1.檔案管理意識有待加強

對國內醫院分析可知，醫院將工作重心都放在了提高醫療技術水平和改善醫療環境等方面，對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理的重要性沒有正確的認知，從而對檔案管理工作的開展產生一定的阻礙作用，導致所制定的檔案管理制度與實際工作需求不符、管理舉措落實不到位等情況，使醫院檔案管理流于形式。此外，部分醫院尚未成立專門的檔案管理部門，認為將檔案資料統一管理還不如存在各科室安全，醫院無法統一管理相關檔案，使檔案應用的價值與作用無法充分發揮，檔案資源的利用價值被嚴重削弱。

2.欠缺規范化的檔案管理制度

由于對醫院檔案管理工作的重要性欠缺正確認知，導致檔案管理制度設計不合理、執行不到位，降低了醫院檔案管理工作的有序性與實效性。例如，在沒有檔案管理制度約束下，部分檔案管理人員會產生消極工作態度，對各類檔案資料收集與管理隨意，從而影響檔案管理成效，降低了醫院檔案的作用發揮。除此之外，伴隨著醫院產業規模及業務范疇的擴大，檔案資料總量明顯增加。如果醫院不及時建立規范化檔案管理制度，容易出現隨意借閱檔案、檔案內容被篡改、丟失等問題，不僅降低了醫院檔案管理質量，還會影響檔案收集與利用效果，甚至給后續檔案調取工作增加難度，制約醫院檔案的作用發揮。

3.醫院管理方式存在落后性

對部分醫院來講，在開展醫院檔案管理工作時，采用的管理方式依舊以傳統紙質檔案為主，未將先進的管理方式或技術引入其中，導致醫院管理方式存在明顯的滯后性。先進的信息技術應用不足、信息化檔案管理設備設施引進不及時等問題，制約了醫院檔案管理效率與質量，甚至出現檔案資料丟失、破損等問題，還可能給醫院造成損失，并為醫院后續的運營發展留下隱患，對醫院的整體運行產生嚴重的不良影響。

4.檔案管理人員素質有待提升

在大部分人看來，醫院檔案管理工作只是對各部門業務運營過程中所產生的數據信息加強全面收集與儲存管理，無論何種文化水平的員工都可以擔任檔案管理崗位?；谶@一理念影響，醫院對檔案管理人員的招聘門檻設置較低。但是，伴隨時代發展以及科技水平的不斷提高，醫院檔案管理工作逐步朝著信息化、智能化、現代化方向轉型升級。醫院檔案管理人員綜合素養及專業技能不足與現代化檔案管理工作之間的矛盾激化，給醫院檔案管理工作的順利開展帶來阻礙。

三、新時代背景下醫院檔案管理難點的解決方法

1.加強對檔案管理工作的重視

檔案管理工作水平不僅會對醫院的持續健康發展產生影響，還能夠對醫院獲取的經濟效益產生決定性作用。醫院領導要對檔案管理工作加強重視，并將完善檔案管理工作為核心，圍繞該核心開展工作，將檔案管理和業務相整合，提高檔案管理人員的工作效率。同時，持續優化與完善相應的激勵和考核制度，保證檔案管理效率可以顯著提高。比如可以不定期開展相關績效考核工作，并制定獎懲制度。當工作人員表現優異且工作態度積極，可以獲得一定的物質或精神獎勵。當工作人員工作態度不認真，工作中出現錯誤的概率相對較高，就要適當采取一定的懲罰措施，使其可以認真對待自身的工作，承擔起相應的職責，使醫院檔案管理工作的正規性明顯提升。除此之外，檔案管理人員在開展工作時，要嚴格遵守相關工作要求，重點審查檔案的真實性，并由管理人員負責嚴格的監督和審核，為加強檔案管理工作的規范性提供保障。

2.完善檔案管理制度

醫院要想順利開展檔案管理工作，使各類檔案資料發揮應有價值，就需要結合實際情況完善和優化醫院檔案管理制度。第一，明確各部門的檔案管理職責，并為各崗位劃分檔案管理工作任務，在醫院內部形成全員、全過程、動態化的檔案管理與利用范圍。醫院可以建立檔案管理責任追究制度，對檔案使用者的行為、檔案管理人員的工作行為加以約束，從而減少醫院檔案資料丟失、損毀等情況；第二，建立檔案收集與歸檔管理制度。應規定醫院檔案歸檔環節至少有兩名工作人員在場，共同審核檔案是否完整。在檔案借閱環節，規定使用者應持有相關使用證明正常借閱檔案，利用完善的管理制度降低醫院檔案丟失和損毀風險；第三，針對電子檔案制定管理制度。例如，使用者需要通過實名驗證方可登錄平臺，在平臺中完成檔案的借閱工作。這樣可以使該項工作更加規范，杜絕人為引起的檔案丟失或被篡改現象。在整個過程中，需要經過嚴格的批準核實之后，才能夠開展檔案調閱工作，從而保證檔案管理的規范性。

3.優化檔案管理方式

第一，醫院可以構建完善的檔案管理服務平臺，并在先進的信息技術的輔助下，落實網絡化管理，不僅可以降低人力資源成本，還可以及時高效地完成人力資源相關信息的全面收集與分類管理；第二，創新醫院檔案管理工作形式。醫院可以在檔案管理中運用云儲存技術保管好各類檔案資料。同時，按照檔案利用價值劃定機密層次，再設計不同的使用用戶訪問權限，最大限度地確保醫院檔案收集、儲存和利用等環節安全可靠；第三，構建安全防護系統。在系統中設置動態化登錄密碼、人臉驗證的身份審核方式，降低黑客非法入侵的概率，保障醫院檔案資料完整和安全。

4.加強檔案人才隊伍建設

首先，加大培訓力度。不斷加大對檔案管理人員的培訓力度，讓其對檔案信息化的意義產生正確認知，提高檔案管理人員的收集、整理和利用檔案的能力，以此來推動紙質檔案向信息化檔案轉變；其次，引進先進人才。醫院依據檔案管理工作未來發展趨勢和需求，全面引進或吸納專業化人才，保證檔案管理人員隊伍結構更加合理，還可以對檔案管理專業人才庫實施更新，為醫院儲備大量的人才資源；最后，加強檔案管理人員素質建設，提升其思想覺悟。同時，組織開展相關培訓，持續更新其知識結構，從而保證檔案管理工作得到順利開展。

5.完善檔案立卷與移交流程

醫院檔案管理工作大致可以劃分為檔案資料收集與整合、立卷、儲存管理、移交和查閱利用等環節。其中，立卷與移交是較為重要的環節，直接影響著檔案資料的真實性與利用效率。

首先，醫院檔案管理部門在組織開展檔案立卷工作時，檔案管理人員應當審核各類檔案資料的真實性，確保各類數據信息真實無誤再開展立卷工作。醫院檔案管理部門應結合本院檔案存量及使用效率、檔案管理工作創新需求等設置相應的管理制度，對檔案管理人員、使用者加強監督與約束，降低醫院檔案丟失或者不規范使用檔案行為；第二，針對當前部分醫院存在的檔案管理無序性問題，在開展檔案立卷工作時，工作人員可以按照時間、內容、可利用價值等對各類檔案資料分類裝訂，不僅可以立卷管理，還可以提高后續檔案資料查詢的便利性，為各項工作順利開展提供資料參考與數據支持；第三，在醫院檔案移交環節，檔案管理人員應該再次審核檔案資料的內容真實性與完整性，待最終審核無誤方可歸檔。如果在審核中發現問題，相關工作人員需要做好檔案完善工作，以此確保醫院檔案信息的完整性與精準度。在這一過程中，為了提高檔案檢查效率，醫院可以建立檔案驗收機制，明確檔案移交流程，從而為檔案管理與利用工作順利開展奠定堅實基礎。

6.做好檔案信息安全管理工作

醫院檔案中包含了隱私與機密信息，具有較高的敏感性與私密性。例如，醫療科研檔案具有很高的研究與應用價值、患者就醫檔案具有較強的私密性等。尤其是在信息共享與高度開放的網絡環境下，各類信息技術及系統的應用不僅帶來了便利，還增加了各類網絡安全問題的發生概率。對此，醫院應當做好檔案信息的安全防護工作。

（1）加強檔案數據庫安全建設。首先，醫院可以建立局域網絡，將醫院內部檔案管理網絡與政務網、互聯網做好分離。有條件的醫院還可以引進最新的網絡安全保護設施等；其次，醫院需要及時對檔案信息化管理系統、電子檔案移交管理系統加大網絡安全保護力度。例如，采取訪問人員身份認證、訪問權限劃定、密鑰管理等方式，保障醫院檔案信息完整與安全；最后，醫院應定期開展信息系統風險評估與應急演練活動，提高醫院對檔案安全風險的預判能力、應對能力。

（2）加強檔案信息系統安全防護。第一，醫院應結合實際情況不斷優化檔案借閱權限技術及審批流程。相關使用人員在組織醫院檔案資料查詢工作時，可以按照電子檔案及文件的安全管理手冊推進精準查找與利用工作；第二，充分利用醫院檔案信息化管理平臺，對各類檔案資料劃分機密等級。重大機密類型的檔案僅能夠在安全終端訪問平臺查詢，從而保障醫院機密檔案的安全性。

（3）加強區塊鏈技術應用。區塊鏈技術是基于現代化信息技術上發展起來的，為解決信息被篡改問題的分布式儲存技術。在醫院檔案管理工作中合理應用區塊鏈技術，可以確保檔案信息的真實性與完整性。第一，醫院應當利用區塊鏈技術的檔案資料分布儲存功能、加密保護功能等，將各類機密文件儲存在區塊鏈不同節點上，并在每一個節點上做好備份，避免數據丟失給患者治療工作帶來不利影響；第二，區塊鏈上的數據信息一旦輸入是不可被篡改的。因此，將區塊鏈技術應用于醫院檔案管理中可以保障患者隱私，確保數據安全。但是，檔案管理人員也應當在數據信息錄入環節中避免人為錄入失誤，對各類數據信息審核以后再錄入，確保檔案信息的精準度。

7.建立醫院檔案互聯互通機制

互聯網的普及與現代化信息技術的廣泛應用給人們的生活和工作帶來了諸多便利。其中，云儲存技術、云計算技術極大提高了數據信息儲存速度、處理效率和共享程度?；诖?，國家衛健委應利用信息技術建立檔案互聯互通機制，如電子健康檔案、電子病歷、醫保信息系統等，提高醫院檔案共享性，促使各類檔案發揮好參考與利用價值，助力我國醫療行業持續發展。

四、結束語

新時代背景下，醫院檔案管理工作需要全面推進創新改革，與時代發展需求保持一致，明確檔案管理中的難點，并制定有針對性的解決措施，為醫院檔案管理的轉型發展提供動力。

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作者單位：煙臺市萊陽中心醫院