軟科學研究單位科研經費“放管服”實踐探究

劉梅英

摘? 要：文章以勞務費與專家費管理為研究對象，以北京科學學研究中心為實例，探討了科研經費管理中勞務費咨詢費存在的內控風險，分析了信息化背景下對科研人員下放簽字權限簡化管理的流程，建議相關科研單位通過建章立制提高管理水平，通過搭建軟件平臺拓展優質服務內容，在保證科研人員獲得感、提高工作效率的同時，有效防范內部風險。

關鍵詞：內部控制;科研經費管理;放管服

中圖分類號：G311;F234.4文獻標識碼：A

DOI：10.19881/j.cnki.1006-3676.2021.10.07

Research on the Practice of “Decentralization，Management and Service”of Research Funds in Soft Science Research Units

——Based on Internal Control Perspective

Liu Meiying

（Beijing Research Center for Science of Science，Beijing，100089）

Abstract：In this paper，taking the management of scientific research funds as the research object，taking Beijing Research Center for Science of Science as an example，the internal control risk of labor cost in scientific research funds is discussed，and it is analyzed that under the background of informationization，the signing authority is delegated to scientific researchers，the management level is improved by establishing rules and regulations，and the software platform is built to expand the high-quality service content，so that scientific researchers can enjoy the sense of gain and improve work efficiency while effectively preventing the internal control risk.

Key words：Internal control;Scientific research funds;Decentralization，Management and Service

“放管服”是簡政放權、放管結合、優化服務的簡稱。近年來，國家各級管理部門連續發文，要求在科研管理工作中落實“放管服”要求，做好簡化程序，將放權和管理有效結合，優化各項科研服務，這一系列舉措的主要目的是提高科研經費的使用效率，擴大科研人員的自主權，充分釋放科技創新活力。一些高校開始樹立“業財融合”理念，搭建信息化平臺，推進業務信息系統和財務信息系統的有效對接[1];有的高校通過建立以數據共享為基礎的信息化系統[2]，依托辦公自動化系統，將管理規則融入公文流轉中，實現從立項登記到經費報銷的全過程信息化管理，簡化歸集信息數據流程[3]。這些探索對相關部門日后查找執行中的風險點、綜合提煉問題，通過大數據分析，加強科研經費支出的風險監測等工作都具有重要意義;能及時預警典型性、普遍性的內控風險點和問題，在幫助相關部門做好內控風險防控的同時，在一定程度上實現“放管服”的目標?；诖?，筆者以北京科學學研究中心為研究對象，以勞務費專家咨詢費全流程管理為案例，剖析了在防控內控風險的基礎上如何在軟科學研究單位實現“放管服”。

一、勞務費和咨詢費概念

勞務費和咨詢費是科研項目預算科目的重要組成部分，也是軟科學研究單位科研經費中占比最大的預算科目。經過近幾年的不斷改革，科研單位對這兩個科目的預算控制比例一般無限制，基本要求是科研人員要根據科研項目研究需要，據實做好預算。這兩個預算科目的支出結果是直接付給個人，無收款單位，也不能讓收款者個人提供通常意義上的納稅機打發票。因此，查實勞務費和咨詢費一直是軟科學研究單位內部風險管理工作的難點。近年來，事業單位內控體系建設陸續啟動，一些科研經費案例中也出現勞務費、咨詢費套取問題，各級審計、紀檢部門對這兩個科目支出給予了重點關注，如何有效控制勞務費和咨詢費套取的風險是科研事業單位廣泛關注的問題。

關于勞務費的內涵，筆者參考北京市財政局、北京市科學技術委員會、中關村科技園區管理委員于2021年9月8日印發的《北京市科技計劃項目（課題）經費管理辦法》中的相關規定，勞務費是指在項目（課題）實施過程中支付給項目（課題）組成員、參與項目研究的研究生、博士后、訪問學者以及項目（課題）組聘用的研究人員、科研輔助人員的勞務性費用。項目（課題）組臨時聘用人員的社會保險補助納入勞務費科目中列支。財政供養人員不得列支勞務費。該《辦法》也對具體的預算編制作出了規定。

關于咨詢費的內涵，筆者參考《北京市科技計劃項目（課題）經費管理辦法》，咨詢費主要是指在項目實施過程中支付給臨時聘請的咨詢專家的費用，咨詢費不得支付給參與項目研究及管理相關的工作人員。2016年，《北京市進一步完善財政科研項目和經費管理的若干政策措施》的出臺將咨詢費的開支標準權限下放，咨詢費的發放辦法由各單位自行出臺。2017年，北京科學學研究中心出臺咨詢費管理辦法，對比原來的統一支付800元/次，標準有所上調，辦法規定項目組可根據專家咨詢意見對項目研究的貢獻，在上限范圍內發放咨詢費。

二、勞務費與咨詢費的主要風險點和關鍵崗位分析

（一）管理流程

在內控體系建設框架下，單位建立管理制度，規范了科研項目中勞務費與咨詢費的支出由單位財務統一轉賬給勞務人員或者專家個人的流程，滿足“公對私”轉賬要求。北京科學學研究中心是公益一類的軟科學研究單位，各類科研項目中勞務費與咨詢費合計占比最高，是內控體系中高風險支出科目。

北京科學學研究中心自2014年內部風險控制體系建立以來，勞務費與咨詢費支出被納入重點風險監控范圍，相關部門設計了內部風險管控措施，相關措施包括備案、歸口審核和單位轉賬：科研管理部負責勞務人員、專家信息的備案管理，匯總數據形成勞務人員庫和專家庫，并對勞務和專家費用支出做歸口審核;財務管理部對勞務和專家費用支出進行轉賬報銷和納稅申報處理，并完成支出標準的審核;報銷申請人對報銷事項做證明驗收，項目負責人、部門分管領導和中心領導按管理權限對報銷內容審核簽字。管理主要流程如圖1所示。

（二）主要風險點和應對措施

從對勞務費、咨詢費支出流程的分析來看，該流程易產生的主要風險是部分人員虛構勞務人員或者專家的工作內容，套取科研經費。北京科學學研究中心內控體系建立以來，主要采取了以下3項措施防控此類風險。

1.控制簽字權限，多重審核防范支出風險。為有效防范內控風險，北京科學學研究中心將勞務費與咨詢費管控權限設定為0元，所有這兩個科目的支出，無論金額大小，須由項目負責人簽字后，經科研管理部歸口審核，再由部門主管領導在權限范圍內審核，最后交財務管理部門審核后方可報銷。

2.證明合理合規，費用發放要有理有據。單位對勞務費、咨詢費進行系統管理，項目組根據研究需要在預算范圍內據實支出，需要調整時，相關負責人須根據對應的管理辦法履行調整手續。北京科學學研究中心設計了勞務費與專家咨詢費報銷明細表，要求項目組列明支出標準與專家職稱職務情況，并根據支付經費情況遞交支出說明，支出說明主要體現經費支出的幾大要素，即事由、支出標準、專家信息、金額等內容。

3.單位統一轉賬，保證經費直達收款人賬戶。勞務費及專家費報銷時，須由單位統一轉賬，報銷人員需要填寫收款人詳細信息，由財務人員匯總報銷信息，合并計稅后，直接轉賬給相關勞務人員和咨詢專家。

（三）關鍵崗位

筆者所列的關鍵崗位，是內部風險控制體系中與資金流動密切關聯、在工作流程中產生經濟活動風險最大的一系列崗位（角色）的總和。從勞務費與咨詢費管理流程中可以看出，在項目組內部，主要是3個崗位（角色）參與勞務費與咨詢費的發放流程。1.勞務人員/專家信息的申報人。這類人員須了解勞務人員和專家的工作內容，能夠提供勞務人員和專家的所有備案信息以及工作內容。2.報銷經辦人。這類人員主要是各部門的財務科研助理，他們在接收到申報人提供的信息后，須根據單位要求做好備案以及報銷明細單，在內控系統中提交報銷申請。3.項目負責人。這類人員對報銷內容有決策權，他們負責核定勞務人員和專家的工作內容、支出標準與項目預算和單位制度是否一致。根據管理權限，項目負責人所在部門主管領導以及北京科學學研究中心領導，在管理權限范圍內對報銷質量負有監管職責。關鍵崗位的主要職責，如表1所示。

三、勞務費與咨詢費的“放管服”實踐

針對“放管服”各項制度的要求，基層軟科學研究單位到底要“放”什么權限給科研人員？對標風險防控需要，研究單位在工作中要對哪些人、事、物做好“管”理？針對科研人員的工作需要，研究單位應該提供哪些優質“服”務？以上問題是每個科研管理者都需要認真思考并努力尋求解決對策的。北京科學學研究中心的“放管服”實踐，主要是鎖定關鍵崗位，在嚴控支出風險的基礎上，給予項目組盡可能多的自主管理權限。

（一）簡化管理流程，下“放”適當權限給科研人員

為了做好權限下放工作，北京科學學研究中心科研管理部和財務管理部做了詳細調研，針對相關員工的權限需求進行總結歸納，發現大家普遍反映的問題是“報銷簽字權限低”“報銷流程中簽字人員多”。

在審慎分析勞務費與專家費支出特點和北京科學學研究中心科研項目管理的各項要求的基礎上，筆者對近3年單位內兩項費用支出的變化進行歸納分析，發現單位實施了權限下放、流程簡化的管理優化措施，如表2所示。

通過以上對比可以看出，下放權限給項目組后，項目負責人的權限明顯增大，這減少了報銷人員找各級領導簽字的次數。這一調整體現了北京科學學研究中心領導給項目組“放權”落到了實處。另一方面，原來由科研管理部歸口審核的勞務費與專家費支出的規范性，也調整為由項目負責人進行自我審核，這一調整體現了管理部門給項目組“放權”落到了實處。這兩項權限的下放，使單位勞務費與咨詢費的支出效率提升了近一倍，受到單位內科研人員的一致好評。

（二）以制度化建設明確責任，做好“管”理

在制度建設方面，北京科學學研究中心修訂了《北京科學學研究中心人員庫管理辦法》（簡稱《辦法》）?！掇k法》結合科技計劃項目提出的“健全勞務費分配制度”的要求，引入聘用合同管理理念，設計了簡單實用的勞務工作確認書，如表3所示。對于項目組臨時邀請的勞務人員，勞務人員未和北京科學學研究中心人事管理部門簽訂聘用合同或者勞動合同時，項目組負責人應與勞務人員簽訂《勞務工作確認書》，約定勞務人員在一個項目中的工作內容，對勞務人員相關保密工作提出具體要求，并且須對所有勞務人員的基本信息進行備案。

北京科學學研究中心修訂了單位咨詢費管理辦法，合理設計各類專家的咨詢費上限，由項目負責人根據每個專家對項目的貢獻確認專家費的具體金額。相關管理辦法明確了工作流程和內控關鍵崗位職責，在勞務費與專家費支出過程中，明確勞務人員和專家的信息申報人處在第一關鍵崗位。信息申報人的職責是充分了解勞務人員和專家的工作內容并和他們保持密切聯系，報銷經辦人向單位備案人員信息時，需要填寫“申報人”;明確了項目負責人處在第二關鍵崗位，其職責權限是基于勞務人員和專家付出的勞動內容對項目研究的貢獻，確定給付勞務費和專家費的標準。

北京科學學研究中心精準解讀自制發票，明確簽字人責任。北京科學學研究中心依托“人員庫管理系統”，在線生成咨詢費報銷明細單（如表4所示），通過由項目負責人簽字的辦法，確定其管理責任。同時，北京科學學研究中心對于系統中“自制”的報銷明細單，給出了通常意義上發票的解讀，以方便科研人員理解。單位人員庫管理系統導出的報銷明細單，解讀為單位“自制發票”，明細單中列明了經費來源、給每個人發放的標準和發放金額，支出說明中列明了經費發放理由。項目負責人的簽字表明因表中人員完成了支出說明中的工作內容，項目負責人同意按列出的標準發放這些經費。此項解讀讓項目負責人、報銷經辦人能直觀理解這兩個科目支出中每個簽字人所承擔的責任，讓大家簽“明白”字。

北京科學學研究中心加強培訓，對單位內參與各類科研管理制度、財務管理制度、內控管理流程相關工作的員工展開系統培訓，讓每個項目負責人、報銷經辦人、財務科研助理、關鍵崗位人員等都充分了解北京科學學研究中心管理制度的核心要求和重要意義，使制度內化為行動。北京科學學研究中心結合相關員工在工作中發現的問題，對重點人員提供一對一的重點指導，確保單位內各項制度深入人心，能正確指導員工工作。

北京科學學研究中心著力推進在線監管精準化、數據提取快捷化。北京科學學研究中心上線了人員庫管理系統，該系統能全程記錄勞務費與咨詢費的支出過程，單位內的管理人員可定期根據管理制度，分項目按條件查詢報銷情況，發現問題時可及時和項目組溝通，這樣能效預防各種風險。

（三）建立信息化管理平臺，提供優質“服”務

1.設計管理軟件，記錄勞務費、專家費支出過程

通過制度培訓的科研人員若對制度細節掌握不牢，仍會在執行管理條例的過程中遇到各種問題。北京科學學研究中心管理部門通過詳細剖析相關問題，提出將制度內化于信息化平臺操作以提升工作效率的服務目標。北京科學學研究中心投入使用的人員庫管理系統，注重減少中間環節，致力于做強后臺計算、共享功能，使報銷經辦人一次錄入收款人（勞務人員和專家）基本信息和銀行信息，就能同時完成支出信息備案和報銷明細信息輸出兩項工作，不再需要單獨與科研管理部、財務管理部進行數據溝通和流轉，且直接打印的報銷明細單各項信息皆符合管理條例要求。

2.信息表上傳備案，過程控制簡潔高效

北京科學學研究中心管理辦法雖然增加了一項勞務工作確認書，但是工作量并沒有顯著增加。一方面，北京科學學研究中心在律師的幫助下設計了勞務工作確認書通用模板，項目組只需要填寫少量信息便可完成確認書的制作;另一方面，手機拍照功能的普遍應用，使項目組上傳電子版文憑更加方便快捷，各類審計事務所需要材料時，項目組可以直接從系統內下載。

3.培養報銷人員良好工作習慣，提高經辦人的工作積極性

實行內控管理后，北京科學學研究中心勞務費、咨詢費由財務統一轉賬支付，報銷經辦人需要把報銷明細信息以表格的形式傳送給財務人員，數據在被來回復制粘貼過程中，容易出現身份證號碼錯誤、銀行賬號錯誤等問題，在連續報銷過程中同一錯誤還可能多次出現;多人為同一專家發放費用，合并計稅問題會導致報銷單被退回。各種問題使報銷人員不得不重復填報，苦不堪言。北京科學學研究中心把防止這些錯誤的相關工作，列為提供優質服務的重點。

4.設計程序自動校驗，撞庫自動合并計稅，利用信息化平臺減少一般性錯誤

北京科學學研究中心設計的人員庫管理系統通過設計身份證號碼校驗功能，確保錄入號碼的正確性，減少了報銷流程中一些常見錯誤;工作人員在線提交報銷明細單時，人員庫管理系統將身份證號碼相同的人員撞庫合并計稅，同時給出提交者合并計稅后的結果，確保報銷程序在線自動完成。

5.稅前、稅后自主選擇

對于計稅重復時修改稅前金額還是稅后金額，不同的報銷人員有不同的需求。在設計人員庫管理系統時，設計人員保留了報銷經辦人員的主動選擇權，推出稅前/稅后選擇菜單。當報銷人員完成一張報銷明細單設計并提交保存時，根據報銷經辦人的選擇，系統將自動修改非控制項。

6.再次生成報銷明細單操作

若需要給同一勞務人員連續數月多次發放費用時，在同一項目下，經辦人可以直接使用“再次生成”菜單，將上次該勞務人員的報銷明細信息直接導入編輯狀態，經辦人只需要根據實際情況增加或者減少人員信息，重新錄入支出說明，1分鐘左右就能快速做好新的報銷明細單。經辦人如果需要在此基礎上增加勞務人員報銷信息，只需要在已經“再次生成”的報銷單頁面添加勞務人員信息。

7.報銷明細單撤回操作

因為個人操作問題，或需要臨時在同一明細單上增加人員信息等原因，報銷明細單有時需要被撤回。在信息化方案中，設計人員增添了有條件撤回功能，如果報銷明細單中人員信息未被重復計稅，經辦人隨時可以撤回;如果已經重復計稅，系統將提示該經辦人后續哪位同事在此報銷明細單的后續流程上進行了操作，經辦人需要根據系統提示，聯系該同事撤回報銷單后，自己再撤回。這樣人性化的設計為經辦人提供了更具個性化的服務。

8.全單位共享已入庫信息，減少錄入頻次，提高正確率

在信息化系統中，設計者設計了“全庫查詢”功能。北京科學學研究中心的所有工作人員都可以使用此菜單查詢歷年來北京科學學研究中心已經轉賬過的人員信息，各位員工都可以通過“引入”操作，可將勞務人員和專家的基本信息和銀行信息直接復制到自己名下，補充“申報人”信息，勞務人員上傳勞務確認書后就可以做報銷明細單。根據前3年北京科學學研究中心勞務人員、咨詢專家備案信息分析，每年約有50%的庫內信息會被重復使用。這一設計通過共享功能減少了報銷人員錄入的工作量，大幅度提高了工作人員正確率和工作效率。

9.財務人員直接讀取轉賬信息和報稅信息，正確率不斷上升

在信息化系統的支持下，銀行轉賬、納稅申報更加方便快捷。通過分析不同銀行網點柜臺人員的轉賬要求，信息化系統的設計人員設計了轉賬信息化文件格式和內容，使導出的文件符合不同銀行的轉賬要求，出納人員只需要根據導出文件名稱中顯示的金額打印轉賬支票，到銀行辦理“公對私”的統一轉賬。根據個稅申報系統的文件要求，北京科學學研究中心人員庫管理系統可以直接按月導出納稅申報文件。全庫還會實時更正財務人員和報銷經辦人反饋的庫內錯誤信息。

四、小結

勞務費與咨詢費是科研支出科目中最常見的內容。北京科學學研究中心從細節做起，在對它們進行“放管服”實踐的過程中，在一定程度上優化了報銷人員和財務人員的工作流程，減輕了科研人員的負擔，有效控制了內部風險。采用上述信息化管理辦法后，相關工作人員關于勞務費與咨詢費的報銷工作效率都大幅度提高，精準解讀使全單位對內控的認識進一步提高。真正的內部控制體系絕不是將內控手冊束之高閣，而是找準風險點，鎖定關鍵崗位，采用信息化手段，全方位提升管理質量。

（一）分項目類別做好激勵費設計，從源頭上為勞務費與咨詢費規范管理打好基礎

項目能夠保質結項，但勞務費、咨詢費出現套取問題，說明預算有問題，解決的根本還在于優化項目管理辦法的設計。1.項目管理辦法要充分考慮人的價值，把個人貢獻通過激勵費的形式體現出來。當前，競爭性科研項目規定了間接經費比例，但相關規定的細化程度不夠，相關設計人員應進一步做區別化設計，提高對以腦力勞動為主的基礎研究和軟科學研究人員的獎勵。2.承認項目組人員的貢獻，根據經費來源性質，設計不同激勵費比例，調動項目組成員的積極性，從根本上防范勞務費與咨詢費的支出風險。只有項目組成員的努力得到認可，從內心尊重制度，才能保證經費的據實支出。

（二）單位領導重視內控體系建設，創造勞務費與咨詢費規范管理的良好環境

勞務費與咨詢費全是自制報銷內容，一直是風險控制的難點。單位領導要高度重視內控建設，加強制度設計和流程細化管理，通過定期輪換關鍵崗位人員控制風險;加強對關鍵崗位人員的培訓，邀請審計、紀檢等相關部門人員，根據科研事業單位在勞務費與咨詢費支出過程中存在的問題進行專項培訓，向經費申報人、項目負責人、報銷經辦人闡述各類違規案例及違規的后果，剖析風險，敲響警鐘，使大家通過了解風險，不斷規范自身行為。

（三）單位內部加強部門間協作，提高信息化管理水平，搭建勞務費咨詢規范化管理的落地載體

相關單位應充分發揮單位科研管理部門在經費支出中的主動性和積極性，與財務管理部門聯合聯動;在了解經辦人需求、項目管理要求、經費支出管理要點的基礎上，設計本單位信息化管理方案，滿足銀行網點轉賬、稅務系統申報等個性化需要，解決報銷人員負擔;全面考慮勞務費和咨詢費支出的風險，設計好關鍵環節，做到風險可控，真正實現全流程精細化管理，用好大數據，提高工作效率。

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